- Jours
- 3
- Participants
- 100 à 600 invités
- Villes
- Tokyo
Objectifs
- Présenter un produit au marché japonais et asiatique avec une mise en scène à la hauteur
- Réunir clients, presse et partenaires dans un même quartier, sans longs transferts
- Offrir aux journalistes et analystes un temps de démonstration dédié
- Transformer le lancement en moment relationnel grâce aux dîners et au gala
Profil participant
Entreprises technologiques, marques de luxe, automobile ou santé lançant un produit en Asie : clients grands comptes, distributeurs, journalistes et influenceurs japonais, dirigeants venus du siège. Une partie des invités, basés à Tokyo, ne loge pas à l'hôtel.
Jour par jour
- 1
Jour 1
Jour 1 — Montage, arrivées et dîners d'accueil
- 08h00 — Accès des équipes techniques au Toranomon Hills Forum : scène, mur LED, zones de démonstration, régie de diffusion en direct ; répétition générale de la keynote à 16h00
- Accueil des invités internationaux à Haneda (environ 25 min de taxi ou de navette), check-in à The Okura Tokyo, au Grand Hyatt Tokyo ou à l'ANA InterContinental Tokyo selon la taille du groupe
- Comptoir d'accueil dans chaque hôtel : badges, programme, application de l'événement
- 18h30 — Dîner des dirigeants et grands comptes à Apothéose, au 49e étage de la Toranomon Hills Station Tower, ou privatisation de TOKYO NODE DINING (70 places assises) au 45e étage
- 19h00 — Pour les autres invités, dîners répartis entre Balcony by 6th, Ochiairo Steakhouse Tokyo et Sushi Azabu à Azabudai Hills, puis verre commun à The Lovers' Lounge
Minato, Tokyo - 2
Jour 2
Jour 2 — Keynote de lancement et soirée de gala
- 08h00 — Enregistrement par QR code au Toranomon Hills Forum, café d'accueil, vestiaire
- 09h30 — Keynote de lancement de 75 minutes, interprétation simultanée japonais-anglais, diffusion en direct pour les marchés absents
- 11h00 — Ouverture des zones de démonstration : prise en main du produit par petits groupes avec les équipes produit
- 12h30 — Déjeuner debout dans le foyer, ou à TOKYO NODE DINING pour un groupe restreint
- 13h30 — Conférence de presse dans une salle séparée, suivie d'interviews individuelles avec les porte-parole
- 14h30 — Sessions clients en parallèle : cas d'usage, feuille de route, échanges avec les ingénieurs
- 19h00 — Dîner de gala dans la salle Heian de The Okura Tokyo, à environ 10 minutes à pied : ouverture au taiko, discours de la direction, remise de prix aux partenaires et bar à saké
Tokyo - 3
Jour 3
Jour 3 — Journée presse et démonstrations, départs
- 09h00 — Créneaux de démonstration sur rendez-vous pour journalistes, analystes et créateurs de contenu, avec un porte-parole et un interprète par créneau
- 10h00 — En parallèle, rendez-vous commerciaux avec les grands comptes dans les salles de sous-commission
- Programme partenaires pour les invités libres : dégustation de saké commentée par un sommelier, ou visite d'Azabudai Hills et de ses galeries
- 13h00 — Démontage et restitution des espaces
- Transferts vers Haneda à partir de 12h00 (environ 25 min) ou vers Narita (environ 75 min), avec une marge pour le trafic
三日目 · Minato, Tokyo
Budget
À partir de 2 600 € / pers. hors vols
Tarif indicatif sur une base de 300 invités, dont 200 logés 2 nuits en chambre double en hôtels 5 étoiles. Inclus : location du Toranomon Hills Forum pour 3 jours, technique de base (son, lumière, projection), interprétation simultanée, enregistrement, dîners d'accueil, gala avec animation, transferts aéroport, encadrement. Non inclus : vols, scénographie sur mesure, mur LED et diffusion en direct (devis selon le cahier des charges), cadeaux invités. Le printemps et l'automne sont les saisons les plus demandées ; réservez le lieu et la salle de gala 12 à 18 mois à l'avance.
Estimation rapide
100600
910 000 €
soit 2 600 € par personne, hors vols
Estimation indicative à partir du tarif par personne affiché pour ce programme. Le devis précis suit votre brief.
Questions fréquentes
Le Toranomon Hills Forum convient-il à 600 personnes ?
Oui. Le Forum offre environ 3 300 m² sans poteaux et jusqu'à 792 places en théâtre, ce qui laisse de la place pour une keynote de 600 personnes et des zones de démonstration séparées. Au-delà, nous étudions le Tokyo International Forum ou Takanawa Gateway.
Comment gérez-vous la presse japonaise ?
Nous travaillons avec votre agence de relations presse ou une agence partenaire à Tokyo : invitations, accréditations, embargo, kit presse bilingue et interprètes pour les interviews. La conférence de presse se tient dans une salle séparée de la keynote pour garder un format adapté aux médias.
Quels hôtels pour un groupe de 300 chambres ?
The Okura Tokyo, à 10 minutes à pied du Forum, accueille en général le gros du groupe et la soirée de gala. Le Grand Hyatt Tokyo à Roppongi et l'ANA InterContinental Tokyo à Akasaka complètent le contingent, à moins de 10 minutes en voiture.
Combien de temps faut-il pour préparer un lancement à Tokyo ?
Comptez 9 à 12 mois pour un événement de 300 à 600 personnes, et 12 à 18 mois si la date tombe au printemps ou à l'automne. Les restaurants comme Apothéose ne se privatisent que selon disponibilité et ferment le dimanche et le lundi.
