- Días
- 3
- Participantes
- De 100 a 600 invitados
- Ciudades
- Tokio
Objetivos
- Presentar un producto al mercado japonés y asiático con una puesta en escena a la altura de su ambición
- Reunir a clientes, prensa y socios en un mismo distrito, sin traslados largos
- Ofrecer a periodistas y analistas un tiempo de demostración específico
- Convertir el lanzamiento en un momento de relación gracias a las cenas y la gala
Perfil de los participantes
Empresas de tecnología, lujo, automoción o salud que lanzan un producto en Asia: grandes cuentas, distribuidores, periodistas y creadores japoneses, directivos llegados desde la sede central. Algunos invitados residen en Tokio y no se alojan en el hotel.
Día a día
- 1
Día 1
Día 1 — Montaje, llegadas y cenas de bienvenida
- 8:00 — Acceso de los equipos técnicos al Toranomon Hills Forum: escenario, pantalla LED, zonas de demostración, sala de control del live streaming; ensayo general de la keynote a las 16:00
- Recibimiento de los invitados internacionales en Haneda (unos 25 min en taxi o lanzadera), check-in en The Okura Tokyo, el Grand Hyatt Tokyo o el ANA InterContinental Tokyo según el tamaño del grupo
- Mostrador de bienvenida en cada hotel: acreditaciones, programa, aplicación del evento
- 18:30 — Cena de directivos y grandes cuentas en Apothéose, en la planta 49 de la Toranomon Hills Station Tower, o privatización de TOKYO NODE DINING (70 sentados) en la planta 45
- 19:00 — Para los demás invitados, cenas repartidas entre Balcony by 6th, Ochiairo Steakhouse Tokyo y Sushi Azabu, en Azabudai Hills, y después una copa común en The Lovers' Lounge
Minato, Tokio - 2
Día 2
Día 2 — Keynote de lanzamiento y velada de gala
- 8:00 — Registro con código QR en el Toranomon Hills Forum, café de bienvenida, guardarropa
- 9:30 — Keynote de lanzamiento de 75 minutos con interpretación simultánea japonés-inglés, retransmitida en directo para los mercados no presentes
- 11:00 — Apertura de las zonas de demostración: sesiones prácticas en pequeños grupos con los equipos de producto
- 12:30 — Almuerzo de pie en el foyer, o en TOKYO NODE DINING para un grupo más reducido
- 13:30 — Rueda de prensa en una sala separada, seguida de entrevistas individuales con los portavoces
- 14:30 — Sesiones paralelas para clientes: casos de uso, hoja de ruta, tiempo con los ingenieros
- 19:00 — Cena de gala en el Heian Room de The Okura Tokyo, a unos 10 minutos a pie: apertura con taiko, discursos de la dirección, premios a los socios y barra de sake
Tokio - 3
Día 3
Día 3 — Jornada de prensa y demostraciones, salidas
- 9:00 — Franjas de demostración con cita previa para periodistas, analistas y creadores de contenido, con un portavoz y un intérprete por franja
- 10:00 — En paralelo, reuniones de negocio con las grandes cuentas en las salas anexas
- Programa para los invitados con tiempo libre: cata de sake dirigida por un sumiller o visita de Azabudai Hills y sus galerías
- 13:00 — Desmontaje y entrega de los espacios
- Traslados a Haneda a partir de las 12:00 (unos 25 min) o a Narita (unos 75 min), con margen para el tráfico
三日目 · Minato, Tokio
Presupuesto
Desde 2600 € por persona, sin vuelos
Tarifa orientativa sobre la base de 300 invitados, de los cuales 200 se alojan 2 noches en habitación doble en hoteles de 5 estrellas. Incluye: alquiler del Toranomon Hills Forum durante 3 días, audiovisuales básicos (sonido, iluminación, proyección), interpretación simultánea, registro, cenas de bienvenida, gala con animación, traslados al aeropuerto, personal. No incluye: vuelos, escenografía a medida, pantalla LED y live streaming (presupuestados según el briefing), regalos para los invitados. La primavera y el otoño son las temporadas de mayor demanda; conviene reservar el recinto y el salón de gala con 12 a 18 meses de antelación.
Estimación rápida
100600
910.000 €
es decir, 2600 € por persona, sin vuelos
Estimación orientativa basada en la tarifa por persona indicada para este programa. El presupuesto exacto sigue a su brief.
Preguntas frecuentes
¿Es adecuado el Toranomon Hills Forum para 600 personas?
Sí. El Forum ofrece unos 3300 m² diáfanos, sin columnas, y hasta 792 plazas en formato teatro, suficiente para una keynote de 600 personas más zonas de demostración separadas. Por encima de esa cifra, estudiamos el Tokyo International Forum o Takanawa Gateway.
¿Cómo gestionan la prensa japonesa?
Trabajamos con su agencia de relaciones públicas o con una agencia asociada en Tokio: invitaciones, acreditaciones, embargo, dossier de prensa bilingüe e intérpretes para las entrevistas. La rueda de prensa se celebra en una sala distinta de la keynote para mantener un formato adaptado a los medios.
¿Qué hoteles para un bloque de 300 habitaciones?
The Okura Tokyo, a 10 minutos a pie del Forum, suele acoger a la mayor parte del grupo y la gala. El Grand Hyatt Tokyo, en Roppongi, y el ANA InterContinental Tokyo, en Akasaka, completan el bloque, a menos de 10 minutos en coche.
¿Con cuánta antelación hay que preparar un lanzamiento en Tokio?
Conviene prever de 9 a 12 meses para un evento de 300 a 600 personas, y de 12 a 18 meses para fechas de primavera u otoño. Restaurantes como Apothéose solo pueden privatizarse según disponibilidad y cierran los domingos y los lunes.
