Choisir entre centre de congrès et hôtel de conférence
Jusqu'à 300 à 400 participants environ, un grand hôtel de conférence est souvent la solution la plus simple : plénière en ballroom, sous-commissions sur le même étage, hébergement et restauration sous un même toit. Au-delà, ou pour une exposition associée, un centre de congrès offre plus de modularité.
- Hôtel de conférence : logistique simplifiée, restauration intégrée, moins de transferts
- Centre de congrès : grandes plénières, zones d'exposition, image institutionnelle
- Formule mixte : plénière au centre de congrès, hébergement et dîners dans des hôtels proches
Les capacités exactes dépendent de la configuration et sont confirmées avec chaque lieu.
Les grands centres de congrès par ville
- Tokyo : Tokyo International Forum à Yurakucho, à pied de la gare de Tokyo et de Marunouchi ; Tokyo Big Sight à Ariake, sur la baie. En périphérie : Makuhari Messe (Chiba) et Pacifico Yokohama.
- Kyoto : ICC Kyoto, au nord de la ville, relié par la ligne de métro Karasuma ; Miyakomesse dans le quartier d'Okazaki.
- Osaka : Grand Cube Osaka sur l'île de Nakanoshima ; INTEX Osaka pour les salons.
- Fukuoka : Fukuoka Convention Center, qui regroupe notamment le Fukuoka International Congress Center et Marine Messe Fukuoka, près du port de Hakata.
- Okinawa : Okinawa Convention Center à Ginowan, sur la côte ouest au nord de Naha.
Hébergement : répartir 500 participants sans perdre en fluidité
Rares sont les hôtels capables de loger 250 à 500 participants à la même date, surtout au printemps et à l'automne. Nous construisons un plan d'hébergement sur deux à quatre hôtels proches du lieu, avec des catégories adaptées aux profils : business hotels pour les délégués, hôtels de conférence ou de luxe pour les dirigeants et intervenants.
- Blocs de chambres négociés avec dates de libération claires
- Rooming lists centralisées et mises à jour en continu
- Navettes cadencées entre hôtels et lieu de convention
- Desk d'accueil dans l'hôtel principal
Production, technique et interprétation
Nous coordonnons les prestataires techniques japonais pour la scène, l'écran, le son, la lumière et la captation, ainsi que la traduction simultanée avec cabines et récepteurs.
- Plans d'implantation et répétitions planifiés avec les horaires d'accès du lieu, souvent stricts
- Signalétique et badges trilingues
- Enregistrement des participants et gestion des accréditations
- Régie générale et chef de projet présents en continu
Les centres de congrès japonais appliquent des règles précises de montage, de sécurité et de sortie : nous les intégrons dès le rétroplanning.
Transferts, repas et soirées pour un grand groupe
Pour 500 personnes, chaque déplacement se planifie : nombre d'autocars, points de prise en charge, horaires décalés pour éviter l'attente. Les arrivées à Haneda, Narita ou KIX s'étalent souvent sur deux jours, avec un accueil permanent.
Les dîners de grand groupe se tiennent généralement en ballroom d'hôtel ou dans des lieux événementiels. Nous pouvons aussi répartir les participants dans plusieurs restaurants d'un même quartier pour une soirée dine-around, par groupes de 20 à 40.
