Pourquoi passer par une DMC au Japon
Le Japon fonctionne sur des règles précises que les organisateurs étrangers découvrent souvent trop tard. Beaucoup d'hôtels, de restaurants et de prestataires ne traitent qu'en japonais, exigent des listes nominatives très en amont et appliquent des conditions d'annulation strictes.
Une DMC locale apporte trois choses difficiles à reproduire depuis l'étranger :
- L'accès : relations établies avec les hôtels, lieux, restaurants et transporteurs, y compris ceux qui ne travaillent pas en direct avec l'étranger
- La négociation : tarifs de groupe, conditions de paiement, options et délais de confirmation adaptés à votre calendrier
- La responsabilité opérationnelle : une équipe sur place qui répond, décide et corrige en temps réel
Ce que nous prenons en charge
Nous couvrons l'ensemble de la chaîne réceptive, ou seulement les briques dont vous avez besoin.
- Hébergement : business hotels, hôtels de conférence, hôtels de luxe, ryokan, resorts à Okinawa
- Transferts depuis Haneda, Narita, Kansai (KIX), Fukuoka (FUK) et Naha (OKA)
- Réservations Shinkansen et JR en groupe, autocars privés, véhicules avec chauffeur
- Salles de réunion, centres de congrès, lieux privatisés pour soirées
- Restaurants de groupe, dîners de gala, expériences culinaires
- Activités de team building et expériences culturelles
- Guides, interprètes, hôtesses, production audiovisuelle
- Coordination terrain 24/7 et assistance participants
Les réalités opérationnelles du Japon que nous anticipons
Un programme réussi au Japon se joue dans les détails.
- Ponctualité : les trains, autocars et restaurants partent et servent à l'heure. Nos plannings intègrent des marges réalistes pour les regroupements.
- Bagages : le Shinkansen impose une réservation pour les bagages volumineux sur plusieurs lignes. Nous organisons souvent l'envoi des valises d'hôtel à hôtel la veille.
- Saisons : le printemps (sakura) et l'automne (momiji) sont très demandés ; Golden Week (fin avril – début mai) et Obon à la mi-août saturent transports et hôtels.
- Météo : la saison des pluies (tsuyu) et la saison des typhons, surtout d'août à septembre, imposent des plans B, en particulier à Okinawa.
- Codes business : échange de meishi, placement protocolaire, cadeaux, discours d'accueil.
Notre méthode, du brief au retour des participants
- Brief : objectifs, profil des participants, dates, budget indicatif, villes envisagées.
- Proposition sous 48 h ouvrées pour un premier cadrage : scénario, hôtels, fourchettes budgétaires.
- Ajustements et options posées auprès des hôtels et lieux.
- Repérage sur place si nécessaire, avec ou sans votre équipe.
- Production : contrats, rooming lists, listes de transport, roadbooks trilingues.
- Opération : équipe sur place, coordination 24/7, reporting quotidien.
- Bilan après l'événement et facture finale détaillée.
Pour qui travaillons-nous
Nous accompagnons les agences événementielles qui cherchent un partenaire réceptif fiable au Japon, souvent en marque blanche, ainsi que les entreprises qui organisent en direct : directions générales, travel managers, DRH, directions commerciales et marketing.
Nos programmes vont du comité de direction de 30 personnes à la convention de 500 participants, en passant par les séminaires, les roadshows multi-villes et les voyages de récompense.
