- Dagen
- 3
- Deelnemers
- 100 tot 600 gasten
- Steden
- Tokio
Doelstellingen
- Een product presenteren aan de Japanse en Aziatische markt met een enscenering die past bij de ambitie
- Klanten, pers en partners in één wijk samenbrengen, zonder lange transfers
- Journalisten en analisten eigen demotijd geven
- Van de lancering een relatiemoment maken via de diners en het gala
Deelnemersprofiel
Bedrijven uit de technologie, luxe, automotive of gezondheidszorg die een product in Azië lanceren: key accounts, distributeurs, Japanse journalisten en contentmakers, leidinggevenden die van het hoofdkantoor overvliegen. Sommige gasten wonen in Tokio en verblijven niet in het hotel.
Dag voor dag
- 1
Dag 1
Dag 1 — Opbouw, aankomsten en welkomstdiners
- 8.00 uur — Technische ploegen krijgen toegang tot Toranomon Hills Forum: podium, ledwand, demozones, regiekamer voor de livestream; generale repetitie van de keynote om 16.00 uur
- Internationale gasten ontvangen op Haneda (ongeveer 25 min per taxi of shuttle), inchecken in The Okura Tokyo, Grand Hyatt Tokyo of ANA InterContinental Tokyo, afhankelijk van de groepsgrootte
- Ontvangstbalie in elk hotel: badges, programma, evenementenapp
- 18.30 uur — Diner voor directie en key accounts bij Apothéose, op de 49e verdieping van Toranomon Hills Station Tower, of de volledige afhuur van TOKYO NODE DINING (70 zitplaatsen) op de 45e verdieping
- 19.00 uur — Voor de overige gasten diners verdeeld over Balcony by 6th, Ochiairo Steakhouse Tokyo en Sushi Azabu in Azabudai Hills, daarna een gezamenlijk drankje in The Lovers' Lounge
Minato, Tokio - 2
Dag 2
Dag 2 — Lanceringskeynote en gala-avond
- 8.00 uur — Registratie met QR-code in Toranomon Hills Forum, welkomstkoffie, garderobe
- 9.30 uur — Lanceringskeynote van 75 minuten met simultaanvertaling Japans-Engels, via een livestream uitgezonden voor de markten die niet aanwezig zijn
- 11.00 uur — Opening van de demozones: hands-on sessies in kleine groepen met de productteams
- 12.30 uur — Staande lunch in de foyer, of bij TOKYO NODE DINING voor een kleinere groep
- 13.30 uur — Persconferentie in een aparte zaal, gevolgd door één-op-één-interviews met woordvoerders
- 14.30 uur — Parallelle klantsessies: use cases, roadmap, tijd met de ingenieurs
- 19.00 uur — Galadiner in de Heian Room van The Okura Tokyo, op ongeveer 10 minuten lopen: opening met taiko, toespraken van de directie, partnerawards en een sakebar
Tokio - 3
Dag 3
Dag 3 — Pers- en demodag, vertrek
- 9.00 uur — Demoslots op afspraak voor journalisten, analisten en contentmakers, met één woordvoerder en één tolk per slot
- 10.00 uur — Tegelijkertijd zakelijke afspraken met key accounts in de break-outruimtes
- Partnerprogramma voor gasten met vrije tijd: een sakeproeverij onder leiding van een sommelier, of een bezoek aan Azabudai Hills en de galerieën
- 13.00 uur — Afbouw en oplevering van de ruimtes
- Transfers naar Haneda vanaf 12.00 uur (ongeveer 25 min) of Narita (ongeveer 75 min), met een buffer voor het verkeer
三日目 · Minato, Tokio
Budget
Vanaf € 2.600 per persoon, exclusief vluchten
Indicatief tarief op basis van 300 gasten, van wie 200 verblijven gedurende 2 nachten in tweepersoonskamers in 5-sterrenhotels. Inbegrepen: huur van Toranomon Hills Forum voor 3 dagen, basis-AV (geluid, licht, projectie), simultaanvertaling, registratie, welkomstdiners, gala met entertainment, luchthaventransfers, personeel. Niet inbegrepen: vluchten, decor op maat, ledwand en livestream (geoffreerd op basis van de briefing), relatiegeschenken. Voorjaar en herfst zijn de drukste seizoenen; boek de locatie en de galazaal 12 tot 18 maanden vooraf.
Snelle schatting
100600
€ 910.000
dus € 2.600 per persoon, exclusief vluchten
Indicatieve schatting op basis van het vermelde tarief per persoon. De exacte offerte volgt op uw briefing.
Veelgestelde vragen
Is Toranomon Hills Forum geschikt voor 600 personen?
Ja. Het Forum biedt ongeveer 3.300 m² kolomvrije ruimte en tot 792 plaatsen in theateropstelling, genoeg voor een keynote met 600 personen plus afzonderlijke demozones. Daarboven kijken we naar Tokyo International Forum of Takanawa Gateway.
Hoe gaat u om met de Japanse pers?
We werken samen met uw pr-bureau of een partnerbureau in Tokio: uitnodigingen, accreditatie, embargo, een tweetalige perskit en tolken voor interviews. De persconferentie vindt plaats in een andere zaal dan de keynote, zodat het format mediavriendelijk blijft.
Welke hotels voor een blok van 300 kamers?
The Okura Tokyo, op 10 minuten lopen van het Forum, neemt meestal het grootste deel van de groep en het gala voor zijn rekening. Grand Hyatt Tokyo in Roppongi en ANA InterContinental Tokyo in Akasaka vullen het blok aan, op minder dan 10 minuten met de auto.
Hoeveel voorbereidingstijd vergt een lancering in Tokio?
Reken op 9 tot 12 maanden voor een evenement met 300 tot 600 personen, en 12 tot 18 maanden voor data in het voorjaar of de herfst. Restaurants zoals Apothéose kunnen alleen onder voorbehoud van beschikbaarheid volledig worden afgehuurd en zijn op zondag en maandag gesloten.
