Elegir entre un palacio de congresos y un hotel de congresos
Hasta unos 300 a 400 participantes, un gran hotel de congresos suele ser la opción más sencilla: plenaria en el salón de baile, salas de trabajo en la misma planta, alojamiento y restauración bajo un mismo techo. Por encima de esa cifra, o cuando hay una exposición, un palacio de congresos ofrece más flexibilidad.
- Hotel de congresos: logística más sencilla, restauración integrada, menos traslados
- Palacio de congresos: grandes plenarias, zonas de exposición, imagen institucional
- Híbrido: plenaria en el palacio de congresos, alojamiento y cenas en hoteles cercanos
Las capacidades exactas dependen del montaje y se confirman con cada recinto.
Principales palacios de congresos por ciudad
- Tokio: Tokyo International Forum en Yurakucho, a pocos minutos a pie de la estación de Tokio y de Marunouchi; Tokyo Big Sight en Ariake, junto a la bahía. En los alrededores: Makuhari Messe (Chiba) y Pacifico Yokohama.
- Kioto: ICC Kyoto, en el norte de la ciudad, con servicio de la línea de metro Karasuma; Miyakomesse, en el barrio de Okazaki.
- Osaka: Grand Cube Osaka, en la isla de Nakanoshima; INTEX Osaka para ferias.
- Fukuoka: el complejo Fukuoka Convention Center, que incluye Fukuoka International Congress Center y Marine Messe Fukuoka, cerca del puerto de Hakata.
- Okinawa: Okinawa Convention Center en Ginowan, en la costa oeste, al norte de Naha.
Alojamiento: hospedar a 500 participantes sin perder fluidez
Pocos hoteles pueden alojar de 250 a 500 participantes en las mismas fechas, sobre todo en primavera y otoño. Elaboramos un plan de alojamiento repartido entre dos y cuatro hoteles cercanos al recinto, con categorías adaptadas a cada perfil: hoteles business para los delegados, hoteles de congresos o de lujo para directivos y ponentes.
- Bloqueos de habitaciones negociados con fechas de liberación claras
- Rooming lists centralizadas y actualizadas de forma continua
- Lanzaderas cronometradas entre los hoteles y el recinto de la convención
- Mostrador de acogida en el hotel principal
Producción, audiovisuales e interpretación
Coordinamos a los proveedores audiovisuales japoneses para escenografía, pantallas, sonido, iluminación y grabación, así como la interpretación simultánea con cabinas y receptores.
- Planos y ensayos programados según los horarios de acceso del recinto, a menudo estrictos
- Señalética y acreditaciones trilingües
- Gestión de inscripciones y acreditaciones de los participantes
- Regidor y jefe de proyecto presentes en todo momento
Los palacios de congresos japoneses aplican normas precisas de montaje, seguridad y desmontaje; las integramos en el calendario desde el principio.
Traslados, comidas y veladas para un grupo numeroso
Para 500 personas, cada desplazamiento se planifica: número de autocares, puntos de recogida, horarios escalonados para evitar esperas. Las llegadas a Haneda, Narita o KIX suelen repartirse en dos días, con un mostrador de bienvenida permanente.
Las cenas de grupos numerosos suelen celebrarse en salones de hoteles o en espacios para eventos. También podemos repartir a los participantes entre varios restaurantes de un mismo barrio para una velada dine-around, en grupos de 20 a 40.
