Escolher entre um centro de convenções e um hotel de convenções
Até cerca de 300 a 400 participantes, um grande hotel de convenções costuma ser a opção mais simples: plenária no salão principal, sessões paralelas no mesmo andar, hospedagem e alimentação sob o mesmo teto. Acima disso, ou quando há uma exposição, um centro de convenções oferece mais flexibilidade.
- Hotel de convenções: logística mais simples, alimentação integrada, menos traslados
- Centro de convenções: grandes plenárias, áreas de exposição, imagem institucional
- Híbrido: plenária no centro de convenções, hospedagem e jantares em hotéis próximos
As capacidades exatas dependem da montagem e são confirmadas com cada espaço.
Principais centros de convenções por cidade
- Tóquio: Tokyo International Forum, em Yurakucho, a poucos passos da Estação de Tóquio e de Marunouchi; Tokyo Big Sight, em Ariake, na baía. Nas proximidades: Makuhari Messe (Chiba) e Pacifico Yokohama.
- Quioto: ICC Kyoto, no norte da cidade, atendido pela linha de metrô Karasuma; Miyakomesse, no bairro de Okazaki.
- Osaka: Grand Cube Osaka, na ilha de Nakanoshima; INTEX Osaka para feiras.
- Fukuoka: o complexo Fukuoka Convention Center, que inclui o Fukuoka International Congress Center e o Marine Messe Fukuoka, perto do porto de Hakata.
- Okinawa: Okinawa Convention Center, em Ginowan, na costa oeste, ao norte de Naha.
Hospedagem: acomodar 500 participantes sem perder a fluidez
Poucos hotéis conseguem hospedar de 250 a 500 participantes nas mesmas datas, sobretudo na primavera e no outono. Montamos um plano de hospedagem em dois a quatro hotéis perto do espaço, com categorias adequadas a cada perfil: hotéis executivos para os delegados, hotéis de convenções ou de luxo para executivos e palestrantes.
- Blocos de quartos negociados com datas de liberação claras
- Rooming lists centralizadas e atualizadas continuamente
- Shuttles cronometrados entre os hotéis e o local da convenção
- Balcão de recepção no hotel principal
Produção, audiovisual e interpretação
Coordenamos os fornecedores japoneses de audiovisual para palco, telas, som, iluminação e gravação, além da interpretação simultânea com cabines e receptores.
- Plantas e ensaios programados conforme os horários de acesso ao espaço, muitas vezes rígidos
- Sinalização e crachás trilíngues
- Gestão de inscrições e credenciamento dos participantes
- Diretor de palco (show caller) e gerente de projeto presentes o tempo todo
Os centros de convenções japoneses aplicam regras precisas de montagem, segurança e desmontagem; nós as incluímos no cronograma desde o início.
Traslados, refeições e noites para um grande grupo
Para 500 pessoas, cada deslocamento é planejado: número de ônibus, pontos de embarque, horários escalonados para evitar esperas. As chegadas a Haneda, Narita ou KIX muitas vezes se distribuem por dois dias, com um balcão de recepção permanente.
Os jantares para grandes grupos geralmente acontecem em salões de hotel ou espaços para eventos. Também podemos dividir os participantes entre vários restaurantes do mesmo bairro para uma noite dine-around, em grupos de 20 a 40.
