国際会議場か会議対応ホテルか
おおむね300〜400名までであれば、大型の会議対応ホテルが最もシンプルな選択肢です。宴会場で全体会議を行い、同じフロアで分科会、宿泊と飲食も同じ建物で完結します。それ以上の規模や展示を伴う場合は、国際会議場のほうが柔軟に対応できます。
- 会議対応ホテル：ロジスティクスが簡潔で、飲食も一体化、移動が少ない
- 国際会議場：大規模な全体会議、展示エリア、公的な格式
- 組み合わせ型：全体会議は国際会議場、宿泊とディナーは近隣ホテル
正確な収容人数はレイアウトにより異なるため、各施設に確認のうえご提示します。
都市別の主な国際会議場
- 東京：東京駅・丸の内から徒歩圏の有楽町にある東京国際フォーラム、臨海部・有明の東京ビッグサイト。近郊には幕張メッセ（千葉）とパシフィコ横浜があります。
- 京都：市北部、地下鉄烏丸線沿線の国立京都国際会館、岡崎地区のみやこめっせ。
- 大阪：中之島のグランキューブ大阪（大阪府立国際会議場）、展示会向けのインテックス大阪。
- 福岡：博多港近くのウォーターフロント地区に、福岡国際会議場やマリンメッセ福岡などの施設が集まっています。
- 沖縄：那覇の北、西海岸の宜野湾市にある沖縄コンベンションセンター。
宿泊：500名をスムーズに分散させる
250〜500名を同じ日程で受け入れられるホテルは限られ、春と秋は特に困難です。会場近くの2〜4軒のホテルに分散し、参加者の立場に応じてグレードを分けた宿泊計画を立てます。一般参加者にはビジネスホテル、経営層や登壇者には会議対応ホテルやラグジュアリーホテルを割り当てます。
- リリース日を明確にした客室ブロックの交渉
- ルーミングリストの一元管理と随時更新
- ホテルと会場を結ぶ定時シャトル
- メインホテルでのホスピタリティデスク
演出・技術・通訳
ステージ、スクリーン、音響、照明、収録などの国内技術会社と、ブース・受信機を用いた同時通訳を一括して管理します。
- 会場の厳格な搬入出時間に合わせたレイアウト図とリハーサル計画
- 3言語のサイン表示と参加証
- 参加者登録と入場管理
- 進行ディレクターとプロジェクトマネージャーが常駐
日本の国際会議場には設営・安全・撤去に関する細かな規定があるため、準備スケジュールの段階から織り込みます。
大人数の送迎・食事・夜のイベント
500名規模では、すべての移動に計画が必要です。バスの台数、乗車場所、待ち時間を減らすための時差出発などを設計します。羽田・成田・関西空港への到着は2日間にわたることも多く、常設の受付で対応します。
大人数のディナーは、ホテルの宴会場やイベント会場で行うのが一般的です。同じエリアの複数のレストランに20〜40名ずつ分かれる「ダインアラウンド」形式もご提案できます。
