Kongresszentrum oder Tagungshotel: die richtige Wahl
Bis etwa 300 bis 400 Teilnehmende ist ein großes Tagungshotel oft die einfachste Lösung: Plenum im Ballsaal, Breakout-Räume auf derselben Etage, Unterbringung und Verpflegung unter einem Dach. Darüber hinaus oder wenn eine Ausstellung geplant ist, bietet ein Kongresszentrum mehr Flexibilität.
- Tagungshotel: einfachere Logistik, integrierte Verpflegung, weniger Transfers
- Kongresszentrum: große Plenarsitzungen, Ausstellungsflächen, institutionelles Image
- Hybrid: Plenum im Kongresszentrum, Unterbringung und Abendessen in nahe gelegenen Hotels
Die genauen Kapazitäten hängen von der Bestuhlung ab und werden mit jeder Location bestätigt.
Die großen Kongresszentren nach Stadt
- Tokio: Tokyo International Forum in Yurakucho, zu Fuß vom Bahnhof Tokio und von Marunouchi erreichbar; Tokyo Big Sight in Ariake an der Bucht. In der Nähe: Makuhari Messe (Chiba) und Pacifico Yokohama.
- Kioto: ICC Kyoto im Norden der Stadt, angebunden über die U-Bahn-Linie Karasuma; Miyakomesse im Viertel Okazaki.
- Osaka: Grand Cube Osaka auf der Insel Nakanoshima; INTEX Osaka für Messen.
- Fukuoka: der Komplex Fukuoka Convention Center mit Fukuoka International Congress Center und Marine Messe Fukuoka, nahe dem Hafen Hakata.
- Okinawa: Okinawa Convention Center in Ginowan, an der Westküste nördlich von Naha.
Unterbringung: 500 Teilnehmende beherbergen, ohne den Ablauf zu stören
Nur wenige Hotels können 250 bis 500 Teilnehmende zu denselben Terminen unterbringen, besonders im Frühling und Herbst. Wir erstellen einen Unterbringungsplan über zwei bis vier Hotels in der Nähe der Location, mit Kategorien, die zu jedem Profil passen: Businesshotels für Delegierte, Tagungs- oder Luxushotels für Führungskräfte und Redner.
- Verhandelte Zimmerkontingente mit klaren Freigabedaten
- Zentralisierte, laufend aktualisierte Rooming-Listen
- Getaktete Shuttles zwischen den Hotels und dem Kongressort
- Hospitality-Desk im Haupthotel
Produktion, Veranstaltungstechnik und Dolmetschen
Wir koordinieren japanische Technikdienstleister für Bühne, Leinwände, Ton, Licht und Aufzeichnung sowie das Simultandolmetschen mit Kabinen und Empfängern.
- Raumpläne und Proben, abgestimmt auf die oft strengen Zugangszeiten der Location
- Dreisprachige Beschilderung und Badges
- Registrierung der Teilnehmenden und Akkreditierungsmanagement
- Show Caller und Projektleiter während der gesamten Veranstaltung vor Ort
Japanische Kongresszentren haben genaue Regeln für Aufbau, Sicherheit und Abbau; wir berücksichtigen sie von Anfang an im Zeitplan.
Transfers, Mahlzeiten und Abende für eine große Gruppe
Bei 500 Personen ist jede Bewegung geplant: Anzahl der Busse, Abholpunkte, gestaffelte Zeiten, um Wartezeiten zu vermeiden. Die Ankünfte in Haneda, Narita oder KIX verteilen sich oft über zwei Tage, mit einem ständig besetzten Empfangsschalter.
Abendessen für große Gruppen finden meist in Hotelballsälen oder Eventlocations statt. Wir können die Teilnehmenden auch für einen Dine-around-Abend in Gruppen von 20 bis 40 auf mehrere Restaurants im selben Viertel verteilen.
