Kiezen tussen een congrescentrum en een congreshotel
Tot ongeveer 300 à 400 deelnemers is een groot congreshotel vaak de eenvoudigste optie: plenaire sessie in de balzaal, break-outsessies op dezelfde verdieping, accommodatie en catering onder één dak. Daarboven, of wanneer er een beurs bij hoort, biedt een congrescentrum meer flexibiliteit.
- Congreshotel: eenvoudigere logistiek, geïntegreerde catering, minder transfers
- Congrescentrum: grote plenaire zalen, beursruimtes, een institutionele uitstraling
- Hybride: plenaire sessie in het congrescentrum, accommodatie en diners in nabijgelegen hotels
De exacte capaciteiten hangen af van de opstelling en worden per locatie bevestigd.
De grote congrescentra per stad
- Tokio: Tokyo International Forum in Yurakucho, op loopafstand van station Tokio en Marunouchi; Tokyo Big Sight in Ariake aan de baai. In de buurt: Makuhari Messe (Chiba) en Pacifico Yokohama.
- Kyoto: ICC Kyoto in het noorden van de stad, bereikbaar met de metrolijn Karasuma; Miyakomesse in de wijk Okazaki.
- Osaka: Grand Cube Osaka op het eiland Nakanoshima; INTEX Osaka voor beurzen.
- Fukuoka: het complex Fukuoka Convention Center, met onder meer Fukuoka International Congress Center en Marine Messe Fukuoka, bij de haven van Hakata.
- Okinawa: Okinawa Convention Center in Ginowan, aan de westkust ten noorden van Naha.
Accommodatie: 500 deelnemers huisvesten zonder dat de doorstroming hapert
Weinig hotels kunnen 250 tot 500 deelnemers op dezelfde data onderbrengen, zeker in het voorjaar en het najaar. Wij stellen een accommodatieplan op met twee tot vier hotels bij de locatie, met categorieën die bij elk profiel passen: zakenhotels voor deelnemers, congres- of luxehotels voor leidinggevenden en sprekers.
- Onderhandelde kamercontingenten met duidelijke releasedata
- Gecentraliseerde, continu bijgewerkte rooming lists
- Getimede shuttles tussen de hotels en de congreslocatie
- Hospitality desk in het hoofdhotel
Productie, AV en tolken
Wij coördineren Japanse AV-leveranciers voor podium, schermen, geluid, licht en opnames, en simultaan tolken met cabines en ontvangers.
- Plattegronden en repetities afgestemd op de toegangstijden van de locatie, die vaak strikt zijn
- Drietalige bewegwijzering en badges
- Beheer van registratie en accreditatie van deelnemers
- Showcaller en projectmanager de hele tijd aanwezig
Japanse congrescentra hanteren precieze regels voor opbouw, veiligheid en afbouw; wij verwerken die vanaf het begin in de planning.
Transfers, maaltijden en avonden voor een grote groep
Voor 500 personen wordt elke rit gepland: aantal bussen, ophaalpunten, gespreide tijden om wachten te voorkomen. Aankomsten op Haneda, Narita of KIX zijn vaak over twee dagen verspreid, met een permanente welkomstbalie.
Diners voor grote groepen vinden meestal plaats in balzalen van hotels of in eventlocaties. Wij kunnen de deelnemers ook verdelen over meerdere restaurants in dezelfde wijk voor een dine-around-avond, in groepen van 20 tot 40.
