Выбор между конгресс-центром и конференц-отелем
Примерно до 300–400 участников крупный конференц-отель часто оказывается самым простым вариантом: пленарное заседание в бальном зале, секции на том же этаже, размещение и питание под одной крышей. При большем числе участников или при наличии выставки конгресс-центр даёт больше гибкости.
- Конференц-отель: более простая логистика, встроенный кейтеринг, меньше трансферов
- Конгресс-центр: большие пленарные залы, выставочные площади, институциональный имидж
- Гибридный вариант: пленарное заседание в конгресс-центре, размещение и ужины в соседних отелях
Точная вместимость зависит от рассадки и подтверждается каждой площадкой.
Крупнейшие конгресс-центры по городам
- Токио: Tokyo International Forum в Юракутё, в шаговой доступности от станции Токио и Маруноути; Tokyo Big Sight в Ариакэ на берегу залива. Поблизости: Makuhari Messe (Тиба) и Pacifico Yokohama.
- Киото: ICC Kyoto на севере города, на линии метро Карасума; Miyakomesse в районе Окадзаки.
- Осака: Grand Cube Osaka на острове Наканосима; INTEX Osaka для выставок.
- Фукуока: комплекс Fukuoka Convention Center, включающий Fukuoka International Congress Center и Marine Messe Fukuoka, рядом с портом Хаката.
- Окинава: Okinawa Convention Center в Гиноване, на западном побережье к северу от Нахи.
Размещение: как поселить 500 участников без потери динамики
Немногие отели способны разместить 250–500 участников на одни и те же даты, особенно весной и осенью. Мы составляем план размещения в двух–четырёх отелях рядом с площадкой, с категориями под каждый профиль: бизнес-отели для делегатов, конференц-отели или отели класса люкс для руководителей и спикеров.
- Согласованные блоки номеров с чёткими датами релиза
- Централизованные, постоянно обновляемые рум-листы
- Шаттлы по расписанию между отелями и площадкой конгресса
- Стойка встречи и информации в основном отеле
Продакшн, AV-оборудование и перевод
Мы координируем японских AV-подрядчиков по сцене, экранам, звуку, свету и записи, а также синхронный перевод с кабинами и приёмниками.
- Планы залов и репетиции с учётом часто строгого времени доступа на площадку
- Трёхъязычная навигация и бейджи
- Регистрация участников и управление аккредитацией
- Шоу-коллер и менеджер проекта на протяжении всего мероприятия
Японские конгресс-центры применяют точные правила монтажа, безопасности и демонтажа; мы с самого начала закладываем их в график.
Трансферы, питание и вечерние мероприятия для большой группы
Для 500 человек каждое перемещение спланировано: количество автобусов, точки посадки, поэтапное время отправления, чтобы избежать ожидания. Прилёты в Ханэду, Нариту или KIX часто растягиваются на два дня, с постоянно работающей стойкой встречи.
Ужины для больших групп обычно проходят в бальных залах отелей или на площадках для мероприятий. Мы также можем распределить участников по нескольким ресторанам одного района для вечера в формате dine-around, группами по 20–40 человек.
