- Jours
- 3
- Participants
- 500 à 1 500 participants
- Villes
- Okinawa
Objectifs
- Réunir l'ensemble d'un réseau ou d'une région sur un seul site capable d'absorber 1 500 personnes
- Faire passer les messages stratégiques en plénière, puis les décliner en ateliers multilingues
- Marquer la convention par un gala qui met en scène la culture ryukyu
- Maîtriser la logistique d'un hébergement réparti sur plusieurs hôtels sans liaison ferroviaire
Profil participant
Conventions annuelles de distributeurs, congrès de réseaux commerciaux, assemblées régionales Asie-Pacifique et événements d'associations professionnelles. Public international, souvent multilingue, avec un noyau de dirigeants et d'intervenants à traiter à part.
Jour par jour
- 1
Jour 1
Jour 1 — Arrivées, pré-sommet à Naha et soirée d'accueil
- Arrivées par vagues à l'aéroport de Naha : comptoir d'accueil dédié dans le hall, navettes vers les hôtels de Naha (10 à 15 min) et de Ginowan et Chatan (40 à 45 min)
- Accueil et retrait des badges dans les lobbies de la Laguna Garden Hotel, du Hilton Okinawa Chatan Resort, de la Southgate Hotel Okinawa et de la Loisir Hotel Naha
- 14h00 — Pré-sommet des dirigeants, intervenants et principaux partenaires (300 à 700 personnes) dans The Ball Room de la Southgate Hotel Okinawa (590 m², 8,4 m sous plafond, 783 en théâtre)
- 18h30 — Réception d'accueil debout pour l'ensemble des participants dans la salle Tenpi et son foyer à la Loisir Hotel Naha (jusqu'à 1 420 personnes), avec buffet okinawaïen et trio de sanshin
- En parallèle — Dîner des intervenants et du comité de direction au restaurant Yotsutake Kume, avec danses ryukyu classiques
Naha - 2
Jour 2
Jour 2 — Plénière, ateliers et gala ryukyu
- 07h45 — Navettes depuis les hôtels de Naha (environ 30 à 40 min selon la circulation) et de Chatan (environ 15 min) ; les participants de la Laguna Garden Hotel rejoignent le centre à pied (8 min)
- 09h00 — Plénière d'ouverture dans le théâtre de 1 709 places de l'Okinawa Convention Center, interprétation simultanée en anglais, japonais et chinois
- 12h00 — Déjeuner buffet dans le hall d'exposition, organisé en îlots par pays ou par division
- 13h30 — Ateliers en parallèle dans le bâtiment de conférences : salle A1 (500 en théâtre) et jusqu'à 13 salles équipées pour l'interprétation
- 17h30 — Retour aux hôtels pour se changer
- 19h00 — Gala ryukyu dans le hall d'exposition de 2 500 m² : entrée par une haie de danseurs d'eisa, danses classiques en costumes bingata, remise des trophées, buffet de spécialités et awamori ; final en kachashi, la danse collective d'Okinawa
- 22h00 — Navettes retour en continu jusqu'à 23h30
Mer d'Okinawa - 3
Jour 3
Jour 3 — Sessions de clôture et départs
- 08h00 — Check-out ; bagages acheminés directement de chaque hôtel vers l'aéroport de Naha
- 09h00 — Sessions par division dans le bâtiment de conférences, puis plénière de clôture de 45 minutes au théâtre
- 12h00 — Déjeuner panier repas ou buffet rapide au centre
- Après-midi — Au choix pour les vols tardifs : atelier de taiko en équipes pour 30 à 300 personnes, visite du quartier de Shuri, ou temps libre à l'American Village de Chatan
- À partir de 13h30 — Navettes vers l'aéroport de Naha (environ 40 min depuis Ginowan, avec une marge pour la circulation sur la route 58)
三日目 · American Village, Chatan
Budget
À partir de 1 700 € / pers. hors vols
Tarif indicatif sur une base de 1 000 participants en chambre double, 2 nuits réparties entre la Laguna Garden Hotel, le Hilton Okinawa Chatan Resort, la Southgate Hotel Okinawa, la Loisir Hotel Naha et l'Okinawa Harborview Hotel. Inclus : location du théâtre, du bâtiment de conférences et du hall d'exposition, technique et interprétation simultanée en trois langues, réception d'accueil, gala avec spectacle, déjeuners, navettes, équipe d'accueil bilingue. Non inclus : vols, scénographie sur mesure, pré-sommet (chiffré séparément). Les blocs de chambres et le centre se réservent 12 à 18 mois à l'avance ; éviter la Golden Week, juillet-août et le pic des typhons d'août à octobre.
Estimation rapide
5001500
1 700 000 €
soit 1 700 € par personne, hors vols
Estimation indicative à partir du tarif par personne affiché pour ce programme. Le devis précis suit votre brief.
Questions fréquentes
Okinawa a-t-il la capacité hôtelière pour 1 500 participants ?
Oui, à condition de répartir le groupe. La Laguna Garden Hotel (303 chambres) et le Moon Ocean Ginowan (177 chambres) sont à distance de marche du centre, le Hilton Okinawa Chatan Resort (346 chambres) à environ 15 min, et les grands hôtels de Naha complètent le bloc. Nous attribuons les hôtels par délégation pour simplifier les navettes.
Comment se déplacent les participants sans train ?
Par autocars privés uniquement : l'Okinawa Convention Center n'est pas desservi par le monorail. Nous planifions des rotations par hôtel, avec des départs décalés pour éviter les pointes de la route 58, et un poste de régie transport sur place.
Le gala peut-il se tenir assis pour 1 000 personnes ?
Le hall d'exposition de 2 500 m² permet un dîner assis autour de 1 000 personnes avec scène ; au-delà, nous passons à un format buffet-cocktail avec mange-debout et zones assises. Pour un dîner assis plus petit, la Ball Room de la Southgate Hotel Okinawa accueille 440 personnes.
Quel délai de réservation prévoir ?
12 à 18 mois pour le centre et les blocs de chambres, davantage pour une date au printemps ou en novembre, périodes très demandées par les congrès. Une option peut être posée dès la visite de repérage.
