Scegliere tra un centro congressi e un hotel congressuale
Fino a circa 300-400 partecipanti, un grande hotel congressuale è spesso l'opzione più semplice: plenaria nella sala banchetti, sessioni parallele sullo stesso piano, alloggio e ristorazione sotto lo stesso tetto. Oltre questa soglia, o quando è prevista un'area espositiva, un centro congressi offre maggiore flessibilità.
- Hotel congressuale: logistica più semplice, ristorazione integrata, meno trasferimenti
- Centro congressi: grandi plenarie, aree espositive, un'immagine istituzionale
- Formula ibrida: plenaria al centro congressi, alloggio e cene negli hotel vicini
Le capacità esatte dipendono dall'allestimento e vengono confermate con ogni sede.
I principali centri congressi per città
- Tokyo: il Tokyo International Forum a Yurakucho, a pochi passi dalla stazione di Tokyo e da Marunouchi; il Tokyo Big Sight ad Ariake, sulla baia. Nei dintorni: Makuhari Messe (Chiba) e Pacifico Yokohama.
- Kyoto: l'ICC Kyoto nel nord della città, servito dalla linea Karasuma della metropolitana; Miyakomesse nel quartiere di Okazaki.
- Osaka: il Grand Cube Osaka sull'isola di Nakanoshima; INTEX Osaka per le fiere.
- Fukuoka: il complesso del Fukuoka Convention Center, che comprende il Fukuoka International Congress Center e il Marine Messe Fukuoka, vicino al porto di Hakata.
- Okinawa: l'Okinawa Convention Center a Ginowan, sulla costa occidentale a nord di Naha.
Alloggio: ospitare 500 partecipanti senza perdere fluidità
Pochi hotel possono ospitare da 250 a 500 partecipanti nelle stesse date, soprattutto in primavera e in autunno. Costruiamo un piano di alloggio su due-quattro hotel vicini alla sede, con categorie adatte a ogni profilo: business hotel per i delegati, hotel congressuali o di lusso per dirigenti e relatori.
- Blocchi di camere negoziati con date di rilascio chiare
- Rooming list centralizzate e aggiornate costantemente
- Navette a orario tra gli hotel e la sede della convention
- Desk di accoglienza nell'hotel principale
Produzione, audiovisivi e interpretariato
Coordiniamo i fornitori audiovisivi giapponesi per palco, schermi, audio, luci e registrazione, oltre all'interpretariato simultaneo con cabine e ricevitori.
- Planimetrie e prove programmate in base agli orari di accesso della sede, spesso rigidi
- Segnaletica e badge trilingui
- Gestione delle iscrizioni e degli accrediti dei partecipanti
- Show caller e project manager presenti per tutta la durata
I centri congressi giapponesi applicano regole precise per allestimento, sicurezza e disallestimento; le integriamo nel calendario fin dall'inizio.
Trasferimenti, pasti e serate per un grande gruppo
Per 500 persone ogni spostamento è pianificato: numero di pullman, punti di raccolta, orari scaglionati per evitare attese. Gli arrivi a Haneda, Narita o KIX si distribuiscono spesso su due giorni, con un desk di accoglienza permanente.
Le cene dei grandi gruppi si svolgono di solito nelle sale banchetti degli hotel o in location per eventi. Possiamo anche distribuire i partecipanti tra più ristoranti dello stesso quartiere per una serata dine-around, in gruppi da 20 a 40 persone.
