選擇會議中心還是會議飯店
約300至400人以內，大型會議飯店往往是最簡單的選擇：全體大會在宴會廳，分組會議在同一樓層，住宿與餐飲集中於同一棟建築。超過此規模，或需搭配展覽時，會議中心更具彈性。
- 會議飯店：後勤較簡單、餐飲整合、接送較少
- 會議中心：大型全體大會、展覽區域、具機構形象
- 混合型：全體大會在會議中心，住宿與晚宴在鄰近飯店
確切容納人數依場地配置而定，並會與各場館確認。
各城市的主要會議中心
- 東京：位於有樂町的東京國際論壇大樓，步行即可抵達東京車站與丸之內；位於有明灣岸的東京國際展示場（Tokyo Big Sight）。周邊：幕張展覽館（千葉）與橫濱國際平和會議場（Pacifico Yokohama）。
- 京都：位於市區北部、地鐵烏丸線可達的國立京都國際會館（ICC Kyoto）；位於岡崎地區的京都市勸業館（Miyako Messe）。
- 大阪：位於中之島的大阪國際會議場（Grand Cube Osaka）；舉辦商展的INTEX大阪。
- 福岡：鄰近博多港的福岡會議中心園區，包括福岡國際會議場與Marine Messe福岡。
- 沖繩：位於那霸北方西海岸宜野灣的沖繩會議中心。
住宿：安置500位與會者而不影響動線
能在同一日期容納250至500位與會者的飯店不多，春季與秋季尤其如此。我們會在場地周邊規劃兩至四家飯店的住宿方案，依各身分安排合適的等級：與會代表入住商務飯店，主管與講者入住會議飯店或奢華飯店。
- 經議價的客房保留，並明訂釋出日期
- 集中管理、持續更新的住房名單
- 飯店與會議場地之間定時發車的接駁車
- 主要飯店內設置接待櫃台
製作、影音設備與口譯
我們統籌日本的影音供應商，負責舞台、螢幕、音響、燈光與錄影，並安排附口譯廂與接收器的同步口譯。
- 依場館通常十分嚴格的進場時間，安排平面配置圖與彩排
- 三語指示標誌與識別證
- 與會者報名與證件管理
- 舞台監督（Show caller）與專案經理全程在場
日本的會議中心對進場布置、安全與撤場有明確規定；我們從一開始就將其納入時程表。
大型團體的接送、餐飲與晚間活動
500人的團體，每一次移動都須事先規劃：遊覽車數量、上車地點、錯開時間以避免等候。抵達羽田、成田或關西國際機場（KIX）的航班常分散於兩天，因此設置常駐接機櫃台。
大型團體晚宴通常在飯店宴會廳或活動場地舉行。我們也可將與會者分散至同一區域的數家餐廳，以20至40人為一組，安排輪桌用餐（Dine-around）之夜。
