Onze rol: zakelijk Japan eenvoudig en betrouwbaar maken
Japan is een veeleisende bestemming voor een buitenlands bedrijf. De taal, de zakelijke etiquette, de afstanden tussen de steden, een sterk gesegmenteerde hotelmarkt en restaurants die voor groepen vaak moeilijk te reserveren zijn, maken de planning complexer dan elders.
Onze taak is die complexiteit voor u op te vangen. U deelt uw doelstellingen, doelgroep en indicatieve budget; wij leveren een helder, begroot en realistisch programma en voeren het ter plaatse uit.
- Programmaontwerp en inhoud
- Selectie van en onderhandeling met hotels, locaties en restaurants
- Vervoer: Shinkansen, JR-lijnen, privébussen, luchthaventransfers
- Coördinatie ter plaatse 24/7 in het Engels, Frans en Japans
Sinds 2005: ervaring opgedaan in de praktijk
Ons bedrijf, opgericht in 2005, heeft de grote veranderingen van de Japanse MICE-markt meegemaakt: de opkomst van Osaka en Fukuoka, de vernieuwing van het hotelaanbod in Tokio en de terugkeer van internationale groepen na 2022.
Die continuïteit stelt ons in staat te anticiperen op wat brochures niet vermelden: de periodes waarin hotels vollopen, de restaurants die werkelijk groepen ontvangen, de transfertijden in de spits, of de beste manier om 80 deelnemers en hun bagage per Shinkansen van Tokio naar Kyoto te brengen.
Een drietalig team: Engels, Frans en Japans
Onze projectmanagers werken in het Engels, Frans en Japans. In de praktijk hebt u één aanspreekpunt dat uw verwachtingen in uw taal begrijpt en ze nauwkeurig doorgeeft aan Japanse hotels, restaurants, technische leveranciers en partners.
- Briefings, voorstellen en roadbooks in de taal van uw deelnemers
- Rechtstreekse onderhandeling met leveranciers in het Japans
- Consecutief of simultaan tolken voor plenaire sessies en zakelijke afspraken
- Culturele briefing voor deelnemers: uitwisseling van meishi, punctualiteit, tafeletiquette
Tokio als thuisbasis, een netwerk in vijf bestemmingen
Ons team is gevestigd in Tokio. In Kyoto, Osaka, Fukuoka en Okinawa werken wij met vertrouwde lokale partners: gidsen, vervoersbedrijven, eventlocaties, cateraars en hotels waarmee wij regelmatig samenwerken.
- Tokio: plenaire sessies, lanceringen, seminars, bedrijfsavonden
- Kyoto: directieteams, culturele ervaringen, ryokan
- Osaka: congressen, eetcultuur, snelle bereikbaarheid via KIX
- Fukuoka: een compact alternatief met de luchthaven op enkele minuten van het centrum
- Okinawa: incentives aan het strand en resorts
Van een directievergadering met 30 personen tot een congres met 500 deelnemers
Wij stemmen onze organisatie af op de omvang en het belang van elke groep. Een directieteam van 30 personen vraagt om discretie, privélocaties en onzichtbare logistiek. Een congres met 500 deelnemers vraagt om kamercontingenten in meerdere hotels, strak getimede transfers, technische productie en een gestructureerd hostingteam.
In beide gevallen is de werkwijze dezelfde: een gedeelde planning, een transparant budget met indicatieve bandbreedtes, site-inspecties waar zinvol en coördinatie ter plaatse die op elk uur bereikbaar is.
Onze toezeggingen
- Geverifieerde informatie: capaciteiten, reistijden en voorwaarden worden bij de leveranciers bevestigd voordat wij ze presenteren
- Budgetten die altijd indicatief en toegelicht zijn, nooit misleidende vanafprijzen
- Een antwoord op elke briefing binnen 48 werkuren
- Eén aanspreekpunt vanaf het eerste gesprek tot de terugvlucht van de deelnemers
- Respect voor de Japanse gebruiken, zodat uw deelnemers als eregasten worden ontvangen
