Waarom met een DMC in Japan werken
Japan werkt volgens precieze regels die buitenlandse organisatoren vaak te laat ontdekken. Veel hotels, restaurants en leveranciers werken uitsluitend in het Japans, vragen ruim van tevoren om namenlijsten en hanteren strikte annuleringsvoorwaarden.
Een lokale DMC biedt drie dingen die vanuit het buitenland moeilijk te evenaren zijn:
- Toegang: gevestigde relaties met hotels, locaties, restaurants en vervoersbedrijven, ook met partijen die niet rechtstreeks met buitenlandse klanten werken
- Onderhandeling: groepstarieven, betalingsvoorwaarden, opties en bevestigingstermijnen die aansluiten op uw planning
- Operationele verantwoordelijkheid: een team ter plaatse dat reageert, beslist en problemen direct oplost
Wat wij regelen
Wij verzorgen de volledige keten van grondafhandeling, of alleen de onderdelen die u nodig hebt.
- Accommodatie: zakenhotels, congreshotels, luxehotels, ryokan, resorts in Okinawa
- Transfers vanaf Haneda, Narita, Kansai (KIX), Fukuoka (FUK) en Naha (OKA)
- Groepsreserveringen voor Shinkansen en JR, privébussen, voertuigen met chauffeur
- Vergaderzalen, congrescentra, privélocaties voor avondevenementen
- Groepsrestaurants, galadiners, culinaire ervaringen
- Teambuildingactiviteiten en culturele ervaringen
- Gidsen, tolken, hosts, audiovisuele productie
- Coördinatie ter plaatse 24/7 en assistentie voor deelnemers
Japanse operationele realiteiten waarop wij plannen
Een geslaagd programma in Japan staat of valt met details.
- Punctualiteit: treinen, bussen en restaurants rijden en serveren op tijd. Onze planningen bevatten realistische marges om groepen te verzamelen.
- Bagage: op verschillende Shinkansen-lijnen moet u voor grote koffers reserveren. Wij sturen koffers vaak de dag ervoor van hotel naar hotel.
- Seizoenen: het voorjaar (kersenbloesem) en het najaar (herfstkleuren) zijn zeer gewild; Golden Week (eind april tot begin mei) en Obon half augustus leggen beslag op vervoer en hotels.
- Weer: het regenseizoen (tsuyu) en het tyfoonseizoen, vooral augustus tot september, vragen om alternatieve plannen, met name in Okinawa.
- Zakelijke etiquette: uitwisseling van meishi, protocollaire tafelschikking, geschenken en welkomstwoorden.
Onze werkwijze, van briefing tot terugkeer van de deelnemers
- Briefing: doelstellingen, profiel van de deelnemers, data, indicatief budget, gewenste steden.
- Voorstel binnen 48 werkuren voor een eerste opzet: concept, hotels, budgetbandbreedtes.
- Bijsturing en opties bij hotels en locaties.
- Site-inspectie indien nodig, met of zonder uw team.
- Productie: contracten, rooming lists, vervoerslijsten, drietalige roadbooks.
- Uitvoering: team ter plaatse, coördinatie 24/7, dagelijkse rapportage.
- Debriefing na het evenement en een gedetailleerde eindfactuur.
Voor wie wij werken
Wij ondersteunen evenementenbureaus die een betrouwbare partner ter plaatse in Japan zoeken, vaak onder white label, en bedrijven die zelf organiseren: directie, travel managers, HR-, sales- en marketingafdelingen.
Onze programma's lopen van directieteams met 30 personen tot congressen met 500 deelnemers, met daartussen bedrijfsbijeenkomsten, roadshows langs meerdere steden en beloningsreizen.
