Wat wij in de briefing vragen
Met een nauwkeurige briefing kunnen wij vanaf het eerste contact een bruikbaar antwoord geven. Liggen sommige details nog niet vast, geef dan gewoon een bandbreedte aan.
- Soort evenement: vergadering, incentive, congres, directiereis, roadshow
- Aantal en profiel van de deelnemers (leidinggevenden, salesteams, klanten, partners)
- Data of gewenste periode, en duur
- Voorkeurssteden: Tokio, Kyoto, Osaka, Fukuoka, Okinawa
- Indicatief budget per persoon of in totaal
- Hotelniveau: zakelijk, congres, luxe, ryokan, resort
- Wensen voor restaurants, activiteiten, vergaderzalen, tolken
- Werktaal en taal van de deelnemers
Een formulier in de pagina, zonder pop-up
Op deze pagina wordt het briefingformulier direct getoond. Op de andere pagina's van de site klapt het onderaan de pagina open wanneer u op “Open de briefing” klikt, zodat u de context van uw bezoek in beeld houdt, zoals een hotel of programma dat u bekeek, die met uw aanvraag aan ons wordt doorgegeven.
Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw aanvraag te beantwoorden en een voorstel op te stellen. Ze worden nooit verkocht of gebruikt voor ongevraagde mailings.
Wat er gebeurt nadat u uw briefing hebt verstuurd
- Binnen 48 werkuren: een projectmanager antwoordt, bevestigt hoe hij of zij het project begrijpt en stelt de relevante vragen.
- Kennismakingsgesprek: een telefoon- of videogesprek van ongeveer 30 minuten om doelstellingen, randvoorwaarden en prioriteiten te verduidelijken.
- Eerste voorstel: programmaconcept, selectie van hotels en locaties, budget in indicatieve bandbreedtes.
- Opties: met uw akkoord nemen wij opties bij hotels en locaties, met hun vervaldata.
- Bijsturing tot de definitieve versie, gevolgd door het contract en de start van de productie.
Aanbevolen doorlooptijden
Hoe eerder de briefing binnenkomt, hoe ruimer de keuze in hotels, locaties en restaurants.
- Directievergadering of comité van 10 tot 30 personen: 2 tot 4 maanden
- Vergadering van 30 tot 100 personen: 3 tot 6 maanden
- Incentive van 50 tot 200 personen: 6 tot 9 maanden
- Congres van 200 tot 500 deelnemers: 9 tot 12 maanden
Voor het voorjaar (eind maart tot mei) en het najaar (oktober tot begin december) rekent u er een paar maanden bij. Aanvragen op korte termijn blijven mogelijk: vermeld dat gewoon in uw briefing.