- Dagen
- 3
- Deelnemers
- 500 tot 1.500 deelnemers
- Steden
- Okinawa
Doelstellingen
- Een volledig netwerk of een hele regio samenbrengen op één locatie die 1.500 personen aankan
- Strategische boodschappen in de plenaire sessie overbrengen en ze daarna uitwerken in meertalige workshops
- Het congres markeren met een gala dat de Ryukyu-cultuur in de schijnwerpers zet
- De logistiek beheersen van een accommodatie verdeeld over meerdere hotels zonder treinverbinding
Deelnemersprofiel
Jaarlijkse distributeursconventies, congressen van salesnetwerken, regionale bijeenkomsten voor Azië-Pacific en evenementen van beroepsverenigingen. Een internationaal, vaak meertalig publiek, met een kern van leidinggevenden en sprekers die apart wordt begeleid.
Dag voor dag
- 1
Dag 1
Dag 1 — Aankomsten, pre-summit in Naha en welkomstavond
- Aankomsten in golven op Naha Airport: een eigen ontvangstbalie in de aankomsthal, shuttles naar hotels in Naha (10 tot 15 min) en in Ginowan en Chatan (40 tot 45 min)
- Ontvangst en uitgifte van badges in de lobby's van Laguna Garden Hotel, Hilton Okinawa Chatan Resort, Southgate Hotel Okinawa en Loisir Hotel Naha
- 14.00 uur — Pre-summit voor leidinggevenden, sprekers en belangrijke partners (300 tot 700 personen) in The Ball Room van Southgate Hotel Okinawa (590 m², plafondhoogte 8,4 m, 783 personen in theateropstelling)
- 18.30 uur — Staande welkomstreceptie voor alle deelnemers in de balzaal Tenpi en de foyer van Loisir Hotel Naha (tot 1.420 personen), met een Okinawaans buffet en een sanshintrio
- Tegelijkertijd — Diner voor sprekers en directie bij Yotsutake Kume, met klassieke Ryukyu-dans
Naha - 2
Dag 2
Dag 2 — Plenaire sessie, workshops en Ryukyu-gala
- 7.45 uur — Shuttles vanaf de hotels in Naha (ongeveer 30 tot 40 min, afhankelijk van het verkeer) en Chatan (ongeveer 15 min); gasten van Laguna Garden Hotel lopen naar het centrum (8 min)
- 9.00 uur — Openingsplenaire in de theaterzaal met 1.709 zitplaatsen van het Okinawa Convention Center, met simultaanvertaling in het Engels, Japans en Chinees
- 12.00 uur — Lunchbuffet in de expositiehal, ingedeeld in eilanden per land of divisie
- 13.30 uur — Parallelle workshops in het congresgebouw: Hall A1 (500 personen in theateropstelling) en tot 13 zalen uitgerust voor tolken
- 17.30 uur — Terug naar de hotels om om te kleden
- 19.00 uur — Ryukyu-gala in de expositiehal van 2.500 m²: binnenkomst langs een rij eisa-dansers, klassieke dans in bingata-kostuums, prijsuitreiking, een buffet met lokale specialiteiten en awamori; finale met kachashi, de gezamenlijke dans van Okinawa
- 22.00 uur — Doorlopende shuttles terug tot 23.30 uur
Zee bij Okinawa - 3
Dag 3
Dag 3 — Afsluitende sessies en vertrek
- 8.00 uur — Uitchecken; bagage rechtstreeks vanuit elk hotel naar Naha Airport verzonden
- 9.00 uur — Sessies per divisie in het congresgebouw, daarna een afsluitende plenaire sessie van 45 minuten in de theaterzaal
- 12.00 uur — Lunchpakket of snel buffet in het centrum
- Middag — Voor late vluchten keuze uit: een taikoworkshop per team voor 30 tot 300 personen, een bezoek aan de wijk Shuri of vrije tijd in American Village in Chatan
- Vanaf 13.30 uur — Shuttles naar Naha Airport (ongeveer 40 min vanaf Ginowan, met een buffer voor het verkeer op Route 58)
三日目 · American Village, Chatan
Budget
Vanaf € 1.700 per persoon, exclusief vluchten
Indicatief tarief op basis van 1.000 deelnemers in tweepersoonskamers, 2 nachten verdeeld over Laguna Garden Hotel, Hilton Okinawa Chatan Resort, Southgate Hotel Okinawa, Loisir Hotel Naha en Okinawa Harborview Hotel. Inbegrepen: huur van de theaterzaal, het congresgebouw en de expositiehal, AV en simultaanvertaling in drie talen, welkomstreceptie, gala met show, lunches, shuttles, tweetalig ontvangstteam. Niet inbegrepen: vluchten, podiumontwerp op maat, de pre-summit (apart geoffreerd). Kamerblokken en het centrum worden 12 tot 18 maanden vooraf geboekt; vermijd Golden Week, juli-augustus en de piek van het tyfoonseizoen van augustus tot oktober.
Snelle schatting
5001500
€ 1.700.000
dus € 1.700 per persoon, exclusief vluchten
Indicatieve schatting op basis van het vermelde tarief per persoon. De exacte offerte volgt op uw briefing.
Veelgestelde vragen
Heeft Okinawa voldoende hotelcapaciteit voor 1.500 deelnemers?
Ja, mits de groep wordt verdeeld. Laguna Garden Hotel (303 kamers) en Moon Ocean Ginowan (177 kamers) liggen op loopafstand van het centrum, Hilton Okinawa Chatan Resort (346 kamers) op ongeveer 15 min, en de grote hotels van Naha vullen het blok aan. We wijzen hotels per delegatie toe om de shuttles eenvoudig te houden.
Hoe verplaatsen deelnemers zich zonder trein?
Uitsluitend met privébussen: het Okinawa Convention Center wordt niet bediend door de monorail. We plannen rotaties per hotel, met gespreide vertrektijden om de spits op Route 58 te vermijden, en een transportcoördinatiepunt ter plaatse.
Kan het gala zittend worden georganiseerd voor 1.000 personen?
De expositiehal van 2.500 m² maakt een zittend diner voor ongeveer 1.000 personen met podium mogelijk; daarboven stappen we over op een buffet-receptieformat met statafels en zitgedeelten. Voor een kleiner zittend diner biedt The Ball Room van Southgate Hotel Okinawa plaats aan 440 gasten.
Hoe ver vooruit moeten we boeken?
12 tot 18 maanden voor het centrum en de kamerblokken, langer voor data in het voorjaar of in november, die zeer gewild zijn voor congressen. Een optie kan al vanaf het locatiebezoek worden genomen.
