Perché lavorare con una DMC in Giappone
Il Giappone funziona secondo regole precise che gli organizzatori stranieri scoprono spesso troppo tardi. Molti hotel, ristoranti e fornitori lavorano solo in giapponese, richiedono le liste nominative con largo anticipo e applicano condizioni di cancellazione rigide.
Una DMC locale apporta tre elementi difficili da replicare dall'estero:
- Accesso: relazioni consolidate con hotel, location, ristoranti e società di trasporto, compresi quelli che non trattano direttamente con clienti esteri
- Negoziazione: tariffe di gruppo, condizioni di pagamento, opzioni e scadenze di conferma allineate al vostro calendario
- Responsabilità operativa: un team in loco che risponde, decide e risolve i problemi in tempo reale
Di cosa ci occupiamo
Copriamo l'intera catena dei servizi a terra, oppure solo gli elementi di cui avete bisogno.
- Alloggio: business hotel, hotel congressuali, hotel di lusso, ryokan, resort di Okinawa
- Trasferimenti da Haneda, Narita, Kansai (KIX), Fukuoka (FUK) e Naha (OKA)
- Prenotazioni di gruppo Shinkansen e JR, pullman privati, veicoli con autista
- Sale riunioni, centri congressi, location private per le serate
- Ristoranti per gruppi, cene di gala, esperienze gastronomiche
- Attività di team building ed esperienze culturali
- Guide, interpreti, hostess, produzione audiovisiva
- Coordinamento in loco 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e assistenza ai partecipanti
Le realtà operative giapponesi che pianifichiamo
Il successo di un programma in Giappone si gioca sui dettagli.
- Puntualità: treni, pullman e ristoranti partono e servono in orario. I nostri programmi includono margini realistici per radunare i gruppi.
- Bagagli: diverse linee Shinkansen richiedono la prenotazione per i bagagli di grandi dimensioni. Spesso spediamo le valigie da un hotel all'altro il giorno prima.
- Stagioni: la primavera (fioritura dei ciliegi) e l'autunno (foliage) sono molto richiesti; la Golden Week (da fine aprile a inizio maggio) e l'Obon a metà agosto saturano trasporti e hotel.
- Meteo: la stagione delle piogge (tsuyu) e la stagione dei tifoni, soprattutto da agosto a settembre, richiedono piani alternativi, in particolare a Okinawa.
- Etichetta negli affari: scambio dei meishi, disposizione protocollare dei posti, regali e discorsi di benvenuto.
Il nostro metodo, dal brief al rientro dei partecipanti
- Brief: obiettivi, profilo dei partecipanti, date, budget indicativo, città di destinazione.
- Proposta entro 48 ore lavorative per una prima bozza: concept, hotel, fasce di budget.
- Adattamenti e opzioni poste presso hotel e location.
- Sopralluogo se necessario, con o senza il vostro team.
- Produzione: contratti, rooming list, liste per i trasporti, roadbook trilingui.
- Operatività: team in loco, coordinamento 24 ore su 24, 7 giorni su 7, reportistica quotidiana.
- Debriefing dopo l'evento e fattura finale dettagliata.
Per chi lavoriamo
Affianchiamo le agenzie di eventi che cercano un partner locale affidabile in Giappone, spesso in white label, e le aziende che organizzano direttamente: top management, travel manager, risorse umane, direzioni commerciali e marketing.
I nostri programmi vanno dai comitati esecutivi di 30 persone alle convention di 500 partecipanti, passando per meeting aziendali, roadshow in più città e viaggi premio.
