- Giorni
- 3
- Partecipanti
- Da 500 a 1.500 partecipanti
- Città
- Okinawa
Obiettivi
- Riunire un'intera rete o regione in un'unica sede in grado di accogliere 1.500 persone
- Trasmettere i messaggi strategici in plenaria, poi declinarli in workshop multilingue
- Segnare la convention con un gala che mette in scena la cultura Ryukyu
- Gestire la logistica di un alloggio distribuito su più hotel senza collegamento ferroviario
Profilo dei partecipanti
Convention annuali di distributori, congressi di reti commerciali, riunioni regionali Asia-Pacifico ed eventi di associazioni professionali. Un pubblico internazionale, spesso multilingue, con un nucleo di dirigenti e relatori gestito a parte.
Giorno per giorno
- 1
Giorno 1
Giorno 1 — Arrivi, pre-summit a Naha e serata di benvenuto
- Arrivi a ondate all'aeroporto di Naha: desk di accoglienza dedicato nella sala arrivi, navette per gli hotel di Naha (10-15 min) e di Ginowan e Chatan (40-45 min)
- Accoglienza e ritiro dei badge nelle hall del Laguna Garden Hotel, dell'Hilton Okinawa Chatan Resort, del Southgate Hotel Okinawa e del Loisir Hotel Naha
- 14:00 — Pre-summit per dirigenti, relatori e partner chiave (300-700 persone) nella The Ball Room del Southgate Hotel Okinawa (590 m², soffitto di 8,4 m, 783 persone a platea)
- 18:30 — Ricevimento di benvenuto in piedi per tutti i partecipanti nella sala Tenpi e nel foyer del Loisir Hotel Naha (fino a 1.420 persone), con buffet okinawense e un trio di sanshin
- In parallelo — Cena per relatori e team di direzione allo Yotsutake Kume, con danza classica Ryukyu
Naha - 2
Giorno 2
Giorno 2 — Plenaria, workshop e gala Ryukyu
- 7:45 — Navette dagli hotel di Naha (circa 30-40 min a seconda del traffico) e di Chatan (circa 15 min); gli ospiti del Laguna Garden Hotel raggiungono il centro a piedi (8 min)
- 9:00 — Plenaria di apertura nel teatro da 1.709 posti dell'Okinawa Convention Center, con interpretariato simultaneo in inglese, giapponese e cinese
- 12:00 — Pranzo a buffet nella sala espositiva, organizzato a isole per paese o divisione
- 13:30 — Workshop in parallelo nell'edificio congressuale: Hall A1 (500 persone a platea) e fino a 13 sale attrezzate per l'interpretariato
- 17:30 — Rientro negli hotel per cambiarsi
- 19:00 — Gala Ryukyu nella sala espositiva di 2.500 m²: ingresso tra due file di danzatori di eisa, danza classica in costumi bingata, premiazione, buffet di specialità locali e awamori; finale con il kachashi, la danza collettiva di Okinawa
- 22:00 — Navette di rientro continue fino alle 23:30
Mare di Okinawa - 3
Giorno 3
Giorno 3 — Sessioni di chiusura e partenze
- 8:00 — Check-out; bagagli inviati direttamente da ogni hotel all'aeroporto di Naha
- 9:00 — Sessioni per divisione nell'edificio congressuale, poi plenaria di chiusura di 45 minuti nel teatro
- 12:00 — Lunch box o buffet veloce al centro
- Pomeriggio — Per i voli serali, a scelta: laboratorio di taiko a squadre per 30-300 persone, visita del quartiere di Shuri o tempo libero all'American Village di Chatan
- Dalle 13:30 — Navette per l'aeroporto di Naha (circa 40 min da Ginowan, con un margine per il traffico sulla Route 58)
三日目 · American Village, Chatan
Budget
Da 1.700 € a persona, voli esclusi
Tariffa indicativa sulla base di 1.000 partecipanti in camera doppia, 2 notti distribuite tra Laguna Garden Hotel, Hilton Okinawa Chatan Resort, Southgate Hotel Okinawa, Loisir Hotel Naha e Okinawa Harborview Hotel. Inclusi: noleggio del teatro, dell'edificio congressuale e della sala espositiva, audiovisivi e interpretariato simultaneo in tre lingue, ricevimento di benvenuto, gala con spettacolo, pranzi, navette, team di accoglienza bilingue. Non inclusi: voli, scenografia su misura, il pre-summit (quotato a parte). I contingenti di camere e il centro si prenotano con 12-18 mesi di anticipo; meglio evitare la Golden Week, luglio-agosto e il picco della stagione dei tifoni da agosto a ottobre.
Stima rapida
5001500
1.700.000 €
ossia 1700 € a persona, voli esclusi
Stima indicativa basata sulla tariffa a persona indicata per questo programma. Il preventivo preciso segue il vostro brief.
Domande frequenti
Okinawa ha la capacità alberghiera per 1.500 partecipanti?
Sì, a condizione di suddividere il gruppo. Il Laguna Garden Hotel (303 camere) e il Moon Ocean Ginowan (177 camere) sono raggiungibili a piedi dal centro, l'Hilton Okinawa Chatan Resort (346 camere) è a circa 15 min e i grandi hotel di Naha completano il contingente. Assegniamo gli hotel per delegazione per semplificare le navette.
Come si spostano i partecipanti senza treno?
Solo in pullman privato: l'Okinawa Convention Center non è servito dalla monorotaia. Pianifichiamo rotazioni per hotel, con partenze scaglionate per evitare le ore di punta sulla Route 58, e una postazione di controllo dei trasporti sul posto.
Il gala può essere una cena seduta per 1.000 persone?
La sala espositiva di 2.500 m² consente una cena seduta per circa 1.000 persone con palco; oltre, passiamo a un formato buffet-ricevimento con tavoli alti e aree con sedute. Per una cena seduta più piccola, la The Ball Room del Southgate Hotel Okinawa accoglie 440 persone.
Con quanto anticipo bisogna prenotare?
Da 12 a 18 mesi per il centro e i contingenti di camere, di più per le date primaverili o di novembre, molto richieste per i congressi. Un'opzione può essere posta già dal sopralluogo.
