- Días
- 3
- Participantes
- De 500 a 1500 participantes
- Ciudades
- Okinawa
Objetivos
- Reunir a toda una red o región en un único recinto capaz de acoger a 1500 personas
- Transmitir los mensajes estratégicos en plenaria y desarrollarlos después en talleres multilingües
- Marcar la convención con una gala que escenifique la cultura de Ryukyu
- Controlar la logística de un alojamiento repartido entre varios hoteles sin conexión ferroviaria
Perfil de los participantes
Convenciones anuales de distribuidores, congresos de redes comerciales, reuniones regionales de Asia-Pacífico y eventos de asociaciones profesionales. Un público internacional, a menudo multilingüe, con un núcleo de directivos y ponentes atendido por separado.
Día a día
- 1
Día 1
Día 1 — Llegadas, precumbre en Naha y velada de bienvenida
- Llegadas por oleadas al aeropuerto de Naha: mostrador de bienvenida propio en la sala de llegadas, lanzaderas a los hoteles de Naha (de 10 a 15 min) y de Ginowan y Chatan (de 40 a 45 min)
- Acogida y recogida de acreditaciones en los vestíbulos del Laguna Garden Hotel, el Hilton Okinawa Chatan Resort, el Southgate Hotel Okinawa y el Loisir Hotel Naha
- 14:00 — Precumbre para directivos, ponentes y socios clave (de 300 a 700 personas) en The Ball Room del Southgate Hotel Okinawa (590 m², 8,4 m de altura de techo, 783 personas en teatro)
- 18:30 — Cóctel de bienvenida de pie para todos los participantes en el salón Tenpi y su foyer del Loisir Hotel Naha (hasta 1420 personas), con bufé okinawense y un trío de sanshin
- En paralelo — Cena para ponentes y equipo directivo en Yotsutake Kume, con danza clásica de Ryukyu
Naha - 2
Día 2
Día 2 — Plenaria, talleres y gala ryukyuense
- 7:45 — Lanzaderas desde los hoteles de Naha (de 30 a 40 min según el tráfico) y Chatan (unos 15 min); los huéspedes del Laguna Garden Hotel llegan al centro a pie (8 min)
- 9:00 — Plenaria de apertura en el teatro de 1709 butacas del Okinawa Convention Center, con interpretación simultánea en inglés, japonés y chino
- 12:00 — Almuerzo bufé en la sala de exposiciones, organizado en islas por país o división
- 13:30 — Talleres en paralelo en el edificio de conferencias: Hall A1 (500 personas en teatro) y hasta 13 salas equipadas para interpretación
- 17:30 — Regreso a los hoteles para cambiarse
- 19:00 — Gala ryukyuense en la sala de exposiciones de 2500 m²: entrada entre una fila de bailarines de eisa, danza clásica con trajes bingata, entrega de premios, bufé de especialidades locales y awamori; final con kachashi, la danza colectiva de Okinawa
- 22:00 — Lanzaderas de regreso continuas hasta las 23:30
Mar de Okinawa - 3
Día 3
Día 3 — Sesiones de clausura y salidas
- 8:00 — Check-out; equipaje enviado directamente desde cada hotel al aeropuerto de Naha
- 9:00 — Sesiones por división en el edificio de conferencias y, después, plenaria de clausura de 45 minutos en el teatro
- 12:00 — Almuerzo en caja o bufé rápido en el centro
- Tarde — Para los vuelos tardíos, a elegir: taller de taiko por equipos para 30 a 300 personas, visita al barrio de Shuri o tiempo libre en el American Village de Chatan
- A partir de las 13:30 — Lanzaderas al aeropuerto de Naha (unos 40 min desde Ginowan, con margen para el tráfico de la Ruta 58)
三日目 · American Village, Chatan
Presupuesto
Desde 1700 € por persona, sin vuelos
Tarifa orientativa sobre la base de 1000 participantes en habitación doble, 2 noches repartidas entre el Laguna Garden Hotel, el Hilton Okinawa Chatan Resort, el Southgate Hotel Okinawa, el Loisir Hotel Naha y el Okinawa Harborview Hotel. Incluye: alquiler del teatro, del edificio de conferencias y de la sala de exposiciones, audiovisuales e interpretación simultánea en tres idiomas, cóctel de bienvenida, gala con espectáculo, almuerzos, lanzaderas, equipo de acogida bilingüe. No incluye: vuelos, escenografía a medida, la precumbre (presupuestada aparte). Los bloques de habitaciones y el centro se reservan con 12 a 18 meses de antelación; conviene evitar la Golden Week, julio-agosto y el pico de la temporada de tifones, de agosto a octubre.
Estimación rápida
5001500
1.700.000 €
es decir, 1700 € por persona, sin vuelos
Estimación orientativa basada en la tarifa por persona indicada para este programa. El presupuesto exacto sigue a su brief.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Okinawa capacidad hotelera para 1500 participantes?
Sí, siempre que se divida el grupo. El Laguna Garden Hotel (303 habitaciones) y el Moon Ocean Ginowan (177 habitaciones) están a poca distancia a pie del centro, el Hilton Okinawa Chatan Resort (346 habitaciones) está a unos 15 min, y los grandes hoteles de Naha completan el bloque. Asignamos los hoteles por delegación para simplificar las lanzaderas.
¿Cómo se desplazan los participantes sin tren?
Solo en autocar privado: el Okinawa Convention Center no tiene servicio de monorraíl. Planificamos rotaciones por hotel, con salidas escalonadas para evitar las horas punta de la Ruta 58, y un puesto de control de transporte in situ.
¿Se puede celebrar la gala con 1000 personas sentadas?
La sala de exposiciones de 2500 m² permite una cena sentada para unas 1000 personas con escenario; por encima, pasamos a un formato de cóctel-bufé con mesas altas y zonas para sentarse. Para una cena sentada más reducida, The Ball Room del Southgate Hotel Okinawa admite 440 comensales.
¿Con cuánta antelación hay que reservar?
De 12 a 18 meses para el centro y los bloques de habitaciones, y más para las fechas de primavera o noviembre, muy solicitadas para congresos. Se puede tomar una opción desde la visita de inspección.
