MICE in Japan: fouten die Europese bedrijven moeten vermijden

Dit is de meest gemaakte fout, en de duurste. Een Europees bedrijf dat gewend is in vier maanden een seminar in Lissabon of Barcelona te organiseren, ontdekt dat Japan in een ander tempo werkt.

• Hotels: voor groepen van meer dan 50 personen raden wij aan kamers en zalen 9 tot 12 maanden vooruit vast te leggen. Tijdens de kersenbloesem (eind maart-begin april) en in de herfst zijn de betere hotels in Kyoto heel vroeg volgeboekt.
• Restaurants: de beste adressen hebben vaak minder dan twintig plaatsen en openen de reserveringen op vaste data. Een privédiner wordt bij voorkeur enkele maanden vooruit bevestigd.
• Bijzondere locaties: tempels, tuinen, musea en historische residenties vragen toestemmingsaanvragen en goedkeuringstermijnen die kunnen oplopen tot enkele maanden.

Vroeg plannen betekent niet alles vastzetten: een goede retroplanning legt eerst de accommodatie en de belangrijkste momenten vast en werkt daarna de rest uit.

Verschillende gebruiken die in Europa gangbaar zijn, gelden in Japan niet, of anders:

• Wijzigingen op het laatste moment. Japanse leveranciers bereiden zich zeer zorgvuldig voor, op basis van aantallen, tafelschikkingen en menu's die vroeg vastliggen. Het aantal de dag ervoor wijzigen betekent vaak betalen voor wat al is voorbereid. Annuleringsvoorwaarden van hotels en restaurants zijn meestal strikt.
• Het dagarrangement. In Japan worden vergaderzalen meestal per tijdsblok gehuurd, met AV en catering apart gefactureerd.
• Flexibele tijden. Een diner om 19.00 uur begint om 19.00 uur. Een restaurant kan weigeren de service te verlengen, en tempelbezoeken volgen vaste openingstijden.
• Fooi. Dat is niet gebruikelijk en kan voor gêne zorgen. Betere hotels rekenen echter vaak 10-15% servicekosten.

De juiste aanpak is om vanaf het begin duidelijke data vast te leggen voor de bevestiging van aantallen en voor de annuleringsvoorwaarden, en die met de deelnemers te delen.

Een ander verschil is de bevestiging. Een Japans hotel of restaurant verwacht meestal een precieze schriftelijke bevestiging, met de naam van de organisator, de exacte tijden, dieetwensen en het draaiboek. Een vage e-mail als "ongeveer 40 personen rond 19.00 uur" wordt gelezen als een aanvraag, niet als een reservering. Wij leggen elke afspraak schriftelijk vast, in het Japans, en laten die door de leverancier bevestigen.

Tot slot werkt het idee "dat regelen we ter plaatse wel" slecht. De beste Japanse service rust op een onzichtbare maar uiterst gedetailleerde voorbereiding; hoe preciezer de briefing vooraf, hoe natuurlijker de ervaring op de dag zelf aanvoelt.

Tokio, Kyoto, Osaka en Hiroshima in vier dagen: op papier ziet de route er efficiënt uit, in de praktijk is hij uitputtend. Japan is goed verbonden, maar elke etappe kost tijd en energie.

• Afstanden. Tokio-Kyoto duurt circa 2 uur en 15 minuten met de Shinkansen, plus de transfers tussen stations, hotels en vergaderlocaties.
• Bagage. Volgens JR Central vereist bagage waarvan de drie afmetingen samen meer dan 160 cm bedragen een gereserveerde plaats met ruimte voor grote bagage op de Tokaido-, Sanyo- en Kyushu-lijnen. Voor groepen sturen wij de koffers de dag vóór vertrek apart via een bagagebezorgdienst.
• Jetlag. Wie uit Europa komt, houdt de eerste dag licht: ontvangst, openingsdiner, geen plenaire sessie om 8.00 uur.
• Parkeren. In sommige wijken, zoals Ginza, mogen bussen alleen op aangewezen plekken stoppen.

Onze regel: twee steden voor een programma van 4 à 5 dagen, maximaal drie voor een reis van een week. Diepgang is beter dan een race langs alles.

Als een seminar ontmoetingen met Japanse klanten, partners of een lokale dochteronderneming omvat, is etiquette net zo belangrijk als de inhoud.

• Stiptheid is een teken van respect. Tien minuten te vroeg komen is de norm.
• Visitekaartjes (meishi) worden met beide handen uitgewisseld, aandachtig gelezen en niet meteen weggestopt. Zorg voor tweetalige kaartjes voor leidinggevenden.
• Hiërarchie bepaalt de omgang: volgorde van spreken, plaatsen aan tafel en in voertuigen.
• Besluitvorming gaat vaak gepaard met voorafgaand overleg; verwachten dat er in de vergadering zelf een besluit valt, kan tot misverstanden leiden.
• Taal. De beheersing van het Engels verschilt sterk bij leveranciers en in restaurants. Een professionele tolk is onmisbaar voor zakelijke ontmoetingen, en tweetalige bewegwijzering maakt het de deelnemers gemakkelijker.

Wij bereiden altijd een culturele briefing van één pagina voor de deelnemers voor: die voorkomt de meeste missers en stelt mensen gerust die voor het eerst naar Japan gaan.

Een laatste punt dat vaak wordt onderschat: geschenken. Bij een ontmoeting met een Japanse partner wordt een zorgvuldig ingepakt cadeau dat uw regio of bedrijf vertegenwoordigt gewaardeerd. De keuze, de presentatie en het moment waarop het wordt aangeboden doen er allemaal toe, en wij adviseren onze klanten over deze details.

De Japanse kalender heeft zijn beperkingen, die u al bij de keuze van de data moet inbouwen:

• Piekperiodes: de kersenbloesem, de Golden Week (eind april-begin mei), Obon half augustus en de feestdagen rond de jaarwisseling. Hogere prijzen, minder beschikbaarheid, drukke bezienswaardigheden.
• Weer: regenseizoen van juni tot half juli in het grootste deel van het land (eerder op Okinawa), grote hitte in juli-augustus, tyfoons vooral in augustus en september. Elke buitenactiviteit heeft een binnenalternatief nodig.
• Natuurrisico's: Japanse hotels volgen strenge aardbevingsprotocollen. Wij geven de deelnemers de belangrijkste instructies en een noodcontact dat 24/7 bereikbaar is.
• Inreisformaliteiten: de meeste Europese onderdanen kunnen voor korte verblijven zonder visum naar Japan, maar deelnemers met een andere nationaliteit moeten ruim van tevoren individueel worden gecontroleerd.

Een eenvoudig continuïteitsplan, gedeeld met de klant, maakt deel uit van elk programma dat wij organiseren.

Sommige bedrijven proberen hun evenement vanuit Europa te organiseren, rechtstreeks met de hotels. Voor een kleine groep in een internationaal hotel kan dat werken. Zodra het programma meerdere steden, gewilde restaurants, bijzondere locaties of culturele activiteiten omvat, worden de grenzen snel zichtbaar: communicatie in het Japans, leveranciers die alleen met bekende partners werken, en een tijdsverschil dat elke beslissing vertraagt.

Een MICE-bureau in Japan, of DMC, biedt:

• directe toegang tot restaurants, locaties en leveranciers, op basis van jarenlange relaties;
• een tweetalig team dat onderhandelt, contracten nakijkt en elk detail in het Japans controleert;
• aanwezigheid ter plaatse tijdens het evenement om onvoorziene situaties direct op te vangen;
• praktische kennis van de convention bureaus, zoals het Japan Convention Bureau van JNTO of de bureaus van Tokio en Fukuoka, die ondersteunende diensten bieden.

Sinds 2005 realiseert SHINOGI DMC programma's voor 30 tot 500 deelnemers in Tokio, Kyoto, Osaka, Fukuoka en Okinawa, met een drietalig Frans-, Engels- en Japanstalig team.

Het eerste gesprek is vaak genoeg om een partner te beoordelen: de precisie van de vragen zegt veel over de kwaliteit van de uitvoering die volgt.