MICE no Japão: erros que as empresas brasileiras devem evitar

É o erro mais frequente e o mais caro. Uma empresa brasileira acostumada a organizar uma convenção no Nordeste ou em Lisboa em quatro meses descobre que o Japão funciona em outro ritmo.

• Hotéis: para grupos de mais de 50 pessoas, recomendamos garantir quartos e salas de eventos com 9 a 12 meses de antecedência. Na época das cerejeiras (fim de março–início de abril) e no outono, os hotéis de alto padrão de Quioto esgotam muito cedo.
• Restaurantes: os melhores endereços muitas vezes têm menos de vinte lugares e abrem as reservas em datas específicas. Um jantar privativo deve ser confirmado, de preferência, com vários meses de antecedência.
• Locais exclusivos: templos, jardins, museus e residências históricas exigem pedidos de autorização e prazos de aprovação que podem chegar a vários meses.

Planejar cedo não significa engessar tudo: um bom cronograma garante primeiro a hospedagem e os momentos-chave, e depois ajusta o restante.

Várias práticas comuns no Brasil não se aplicam no Japão, ou se aplicam de outra forma:

• Mudanças de última hora. Os fornecedores japoneses se preparam com muito cuidado, a partir de número de participantes, mapas de mesa e cardápios definidos cedo. Mudar o número na véspera muitas vezes significa pagar pelo que já foi preparado. As condições de cancelamento de hotéis e restaurantes costumam ser rígidas.
• O pacote diário por participante. No Japão, as salas de reunião geralmente são alugadas por período, com audiovisual e catering cobrados à parte.
• Horários flexíveis. Um jantar marcado para as 19h00 começa às 19h00. Um restaurante pode se recusar a estender o serviço, e as visitas a templos seguem horários fixos.
• Gorjetas. Não é costume e pode causar constrangimento. Os hotéis de alto padrão, porém, muitas vezes aplicam uma taxa de serviço de 10–15%.

A abordagem certa é definir desde o início datas claras para a confirmação do número de participantes e as condições de cancelamento, e compartilhá-las com os participantes.

Outra diferença é a confirmação. Um hotel ou restaurante japonês geralmente espera uma confirmação escrita precisa, com o nome do organizador, o horário exato, as restrições alimentares e o roteiro do evento. Um e-mail vago como “umas 40 pessoas por volta das 19h00” será entendido como uma consulta, não como uma reserva. Formalizamos cada compromisso por escrito, em japonês, e pedimos a confirmação do fornecedor.

Por fim, a ideia de “a gente resolve no local” funciona mal. O melhor serviço japonês se apoia em uma preparação invisível, mas extremamente detalhada; quanto mais preciso o briefing desde o início, mais natural a experiência parece no dia.

Tóquio, Quioto, Osaka e Hiroshima em quatro dias: o roteiro parece eficiente no papel e é exaustivo na prática. O Japão é bem conectado, mas cada parada custa tempo e energia.

• Distâncias. Tóquio–Quioto leva cerca de 2 horas e 15 minutos de Shinkansen, mais os traslados entre estações, hotéis e locais de reunião.
• Bagagem. Segundo a JR Central, malas cujas três dimensões somem mais de 160 cm exigem um assento reservado com espaço para bagagem grande nas linhas Tokaido, Sanyo e Kyushu. Para grupos, enviamos as malas separadamente por serviço de entrega de bagagem na véspera da partida.
• Jet lag. Vindo do Brasil, com 12 horas de fuso em relação a Brasília e mais de um dia de viagem com conexão, o primeiro dia deve ser leve: recepção, jantar de abertura, nada de plenária às 8h00.
• Estacionamento. Em alguns bairros, como Ginza, os ônibus só podem parar em vagas designadas.

Nossa regra: duas cidades para um programa de 4 a 5 dias, no máximo três para uma viagem de uma semana. Profundidade vale mais do que uma maratona de visitas.

Quando um seminário inclui reuniões com clientes, parceiros ou uma filial japonesa, a etiqueta pesa tanto quanto o conteúdo.

• A pontualidade é sinal de respeito. Chegar dez minutos antes é a norma.
• Os cartões de visita (meishi) são trocados com as duas mãos, lidos com atenção e não guardados imediatamente. Providencie cartões bilíngues para os executivos.
• A hierarquia molda as interações: ordem de fala, lugares à mesa e nos veículos.
• A tomada de decisão muitas vezes envolve consulta prévia; esperar uma decisão na própria reunião pode gerar mal-entendidos.
• Idioma. O domínio do inglês varia entre fornecedores e restaurantes. Um intérprete profissional é indispensável nas reuniões de negócios, e a sinalização bilíngue facilita a vida dos participantes.

Sempre preparamos um briefing cultural de uma página para os participantes: ele evita a maioria das gafes e tranquiliza quem visita o Japão pela primeira vez.

Um último ponto muitas vezes subestimado: os presentes. Ao encontrar um parceiro japonês, um presente cuidadosamente embrulhado que represente a sua região ou empresa é apreciado. A escolha, a apresentação e o momento da entrega contam, e orientamos nossos clientes nesses detalhes.

O calendário japonês tem suas restrições, que devem ser consideradas desde a escolha das datas:

• Picos de demanda: a época das cerejeiras, a Golden Week (fim de abril–início de maio), o Obon em meados de agosto e as festas de fim de ano. Preços mais altos, menos disponibilidade, locais lotados.
• Clima: estação das chuvas de junho a meados de julho na maior parte do país (antes em Okinawa), calor forte em julho–agosto, tufões principalmente em agosto e setembro. Toda atividade ao ar livre precisa de uma alternativa coberta.
• Riscos naturais: os hotéis japoneses seguem protocolos rigorosos para terremotos. Passamos aos participantes as orientações principais e um contato de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Formalidades de entrada: brasileiros com passaporte com chip estão isentos de visto para estadias curtas, assim como a maioria dos europeus, mas participantes de outras nacionalidades precisam ser verificados individualmente, com bastante antecedência, e uma conexão nos Estados Unidos exige visto americano.

Um plano de continuidade simples, compartilhado com o cliente, faz parte de todos os programas que organizamos.

Algumas empresas tentam organizar o evento a partir do Brasil, tratando diretamente com os hotéis. Para um grupo pequeno em um hotel internacional, isso pode funcionar. Assim que o programa inclui várias cidades, restaurantes disputados, locais exclusivos ou atividades culturais, os limites aparecem rápido: comunicação em japonês, fornecedores que só trabalham com parceiros conhecidos e um fuso de 12 horas que atrasa cada decisão.

Uma agência MICE no Japão, ou DMC, oferece:

• acesso direto a restaurantes, locais e fornecedores, com base em relações de longa data;
• uma equipe bilíngue que negocia, revisa contratos e confere cada detalhe em japonês;
• presença no local durante o evento para resolver imprevistos em tempo real;
• conhecimento prático dos convention bureaus, como o Japan Convention Bureau da JNTO ou os bureaus de Tóquio e Fukuoka, que oferecem serviços de apoio.

Desde 2005, a SHINOGI DMC realiza programas para 30 a 500 participantes em Tóquio, Quioto, Osaka, Fukuoka e Okinawa, com uma equipe trilíngue em francês, inglês e japonês.

A primeira conversa muitas vezes basta para avaliar um parceiro: a precisão das perguntas diz muito sobre a qualidade da execução que vem pela frente.