MICE en Japón: errores que deben evitar las empresas europeas

Es el error más frecuente y el más costoso. Una empresa europea acostumbrada a organizar un seminario en Lisboa o Barcelona en cuatro meses descubre que Japón funciona a otro ritmo.

• Hoteles: para grupos de más de 50 personas, recomendamos asegurar las habitaciones y las salas de 9 a 12 meses antes. Durante la temporada de los cerezos en flor (finales de marzo-principios de abril) y en otoño, los hoteles de categoría superior de Kioto se agotan muy pronto.
• Restaurantes: los mejores locales suelen tener menos de veinte plazas y abren las reservas en fechas concretas. Lo ideal es confirmar una cena privada con varios meses de antelación.
• Espacios singulares: templos, jardines, museos y residencias históricas exigen solicitudes de autorización y plazos de aprobación que pueden prolongarse varios meses.

Planificar con antelación no significa dejarlo todo cerrado: un buen calendario asegura primero el alojamiento y los momentos clave y, después, afina el resto.

Varias prácticas habituales en Europa no se aplican en Japón, o se aplican de otra manera:

• Los cambios de última hora. Los proveedores japoneses se preparan con gran esmero, a partir de un número de asistentes, unos planos de mesa y unos menús fijados con antelación. Cambiar las cifras la víspera suele implicar pagar lo que ya se ha preparado. Las condiciones de cancelación de hoteles y restaurantes suelen ser estrictas.
• El paquete de jornada por delegado. En Japón, las salas de reuniones suelen alquilarse por franjas horarias, y el audiovisual y el catering se facturan aparte.
• La flexibilidad horaria. Una cena prevista a las 19:00 empieza a las 19:00. Un restaurante puede negarse a prolongar el servicio, y las visitas a los templos siguen horarios fijos.
• La propina. No es costumbre y puede resultar violenta. Sin embargo, los hoteles de categoría superior suelen aplicar un recargo por servicio del 10-15 %.

Lo adecuado es fijar desde el principio fechas claras para la confirmación del número de asistentes y para las condiciones de cancelación, y comunicarlas a los participantes.

Otra diferencia es la confirmación. Un hotel o un restaurante japonés suele esperar una confirmación escrita precisa, con el nombre del organizador, el horario exacto, las restricciones alimentarias y el desarrollo previsto. Un correo vago del tipo «unas 40 personas hacia las 19:00» se interpretará como una consulta, no como una reserva. Formalizamos cada compromiso por escrito, en japonés, y lo hacemos confirmar por el proveedor.

Por último, la idea de «ya lo arreglaremos allí» funciona mal. El mejor servicio japonés se basa en una preparación invisible pero muy detallada; cuanto más preciso sea el briefing de partida, más natural resultará la experiencia el día del evento.

Tokio, Kioto, Osaka e Hiroshima en cuatro días: el itinerario parece eficaz sobre el papel y resulta agotador en la práctica. Japón está bien comunicado, pero cada etapa cuesta tiempo y energía.

• Distancias. Tokio-Kioto lleva unas 2 horas y 15 minutos en Shinkansen, a lo que se suman los traslados entre estaciones, hoteles y lugares de reunión.
• Equipaje. Según JR Central, el equipaje cuyas tres dimensiones suman más de 160 cm requiere un asiento reservado con espacio para equipaje voluminoso en las líneas Tokaido, Sanyo y Kyushu. Para los grupos, enviamos las maletas por separado mediante un servicio de entrega de equipaje la víspera de la salida.
• Desfase horario. Viniendo de Europa, el primer día debe ser ligero: bienvenida, cena de apertura y ninguna sesión plenaria a las 8:00.
• Aparcamiento. En algunos barrios, como Ginza, los autocares solo pueden detenerse en zonas habilitadas.

Nuestra regla: dos ciudades para un programa de 4 a 5 días y tres como máximo para un viaje de una semana. Más vale profundidad que un recorrido relámpago.

Cuando un seminario incluye reuniones con clientes, socios o una filial japonesa, el protocolo cuenta tanto como el contenido.

• La puntualidad es una muestra de respeto. Llegar diez minutos antes es lo normal.
• Las tarjetas de visita (meishi) se intercambian con las dos manos, se leen con atención y no se guardan de inmediato. Prevea tarjetas bilingües para los directivos.
• La jerarquía determina las interacciones: el orden de intervención y la colocación en la mesa y en los vehículos.
• La toma de decisiones suele implicar una consulta previa; esperar una decisión en la propia reunión puede generar malentendidos.
• El idioma. El dominio del inglés varía entre proveedores y en los restaurantes. Un intérprete profesional es imprescindible para las reuniones de negocios, y una señalización bilingüe facilita la vida a los participantes.

Siempre preparamos para los participantes una nota cultural de una página: evita la mayoría de los pasos en falso y tranquiliza a quienes visitan Japón por primera vez.

Un último punto que a menudo se subestima: los regalos. En una reunión con un socio japonés, se agradece un obsequio cuidadosamente envuelto que represente su región o su empresa. La elección, la presentación y el momento de entregarlo cuentan, y asesoramos a nuestros clientes sobre estos detalles.

El calendario japonés tiene sus limitaciones, que deben tenerse en cuenta desde el momento de elegir las fechas:

• Picos de demanda: la temporada de los cerezos en flor, la Golden Week (finales de abril-principios de mayo), el Obon a mediados de agosto y las fiestas de fin de año. Precios más altos, menos disponibilidad y lugares abarrotados.
• Meteorología: temporada de lluvias de junio a mediados de julio en la mayor parte del país (antes en Okinawa), calor intenso en julio-agosto y tifones, sobre todo en agosto y septiembre. Cada actividad al aire libre necesita una alternativa a cubierto.
• Riesgos naturales: los hoteles japoneses siguen protocolos rigurosos en caso de terremoto. Facilitamos a los participantes las pautas clave y un contacto de emergencia disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Formalidades de entrada: la mayoría de los ciudadanos europeos pueden visitar Japón sin visado en estancias cortas, pero la situación de los participantes de otras nacionalidades debe comprobarse individualmente y con suficiente antelación.

Un plan de continuidad sencillo, compartido con el cliente, forma parte de cada programa que organizamos.

Algunas empresas intentan organizar su evento desde Europa, tratando directamente con los hoteles. Para un grupo pequeño en un hotel internacional, puede funcionar. En cuanto el programa incluye varias ciudades, restaurantes muy solicitados, espacios singulares o actividades culturales, los límites aparecen enseguida: la comunicación en japonés, proveedores que solo trabajan con socios conocidos y una diferencia horaria que ralentiza cada decisión.

Una agencia MICE en Japón, o DMC, aporta:

• acceso directo a restaurantes, espacios y proveedores, gracias a relaciones de largo recorrido;
• un equipo bilingüe que negocia, revisa los contratos y verifica cada detalle en japonés;
• presencia sobre el terreno durante el evento para gestionar los imprevistos en tiempo real;
• conocimiento práctico de los convention bureaus, como el Japan Convention Bureau de la JNTO o los de Tokio y Fukuoka, que ofrecen servicios de apoyo.

Desde 2005, SHINOGI DMC organiza programas para 30 a 500 participantes en Tokio, Kioto, Osaka, Fukuoka y Okinawa, con un equipo trilingüe en francés, inglés y japonés.

A menudo basta la primera conversación para valorar a un socio: la precisión de sus preguntas dice mucho de la calidad de la ejecución que vendrá.