MICE in Giappone: gli errori che le aziende europee devono evitare

È l'errore più frequente e il più costoso. Un'azienda europea abituata a organizzare un seminario a Lisbona o Barcellona in quattro mesi scopre che il Giappone lavora con un altro ritmo.

• Hotel: per gruppi di oltre 50 persone, consigliamo di bloccare camere e sale riunioni da 9 a 12 mesi prima. Durante la fioritura dei ciliegi (fine marzo-inizio aprile) e in autunno, gli hotel di alta gamma di Kyoto si esauriscono molto presto.
• Ristoranti: i migliori indirizzi hanno spesso meno di venti coperti e aprono le prenotazioni in date precise. Una cena privata andrebbe confermata idealmente con diversi mesi di anticipo.
• Location esclusive: templi, giardini, musei e dimore storiche richiedono domande di autorizzazione e tempi di approvazione che possono arrivare a diversi mesi.

Pianificare presto non significa bloccare tutto: un buon retroplanning assicura prima l'alloggio e i momenti chiave, poi affina il resto.

Diverse pratiche comuni in Europa non valgono in Giappone, o valgono in modo diverso:

• Le modifiche dell'ultimo minuto. I fornitori giapponesi si preparano con grande cura, a partire da numeri di partecipanti, piantine dei tavoli e menu fissati presto. Cambiare i numeri il giorno prima significa spesso pagare ciò che è già stato preparato. Le condizioni di cancellazione di hotel e ristoranti sono di solito rigide.
• La tariffa giornaliera per delegato. In Giappone le sale riunioni si affittano generalmente a fasce orarie, con audiovisivi e catering fatturati a parte.
• Orari flessibili. Una cena fissata alle 19:00 inizia alle 19:00. Un ristorante può rifiutarsi di prolungare il servizio, e le visite ai templi seguono orari fissi.
• La mancia. Non è consuetudine e può creare imbarazzo. Gli hotel di alta gamma applicano però spesso un costo del servizio del 10-15%.

L'approccio giusto è fissare fin dall'inizio date chiare per la conferma dei partecipanti e per le condizioni di cancellazione, e comunicarle ai partecipanti.

Un'altra differenza riguarda la conferma. Un hotel o un ristorante giapponese si aspetta di solito una conferma scritta precisa, con il nome dell'organizzatore, l'orario esatto, le esigenze alimentari e la scaletta. Un'email vaga come «una quarantina di persone verso le 19:00» sarà letta come una richiesta di informazioni, non come una prenotazione. Formalizziamo ogni impegno per iscritto, in giapponese, e lo facciamo confermare dal fornitore.

Infine, l'idea del «ci arrangeremo sul posto» funziona male. Il miglior servizio giapponese si basa su una preparazione invisibile ma estremamente dettagliata; più il brief iniziale è preciso, più l'esperienza appare naturale il giorno stesso.

Tokyo, Kyoto, Osaka e Hiroshima in quattro giorni: sulla carta l'itinerario sembra efficiente, in pratica è sfiancante. Il Giappone è ben collegato, ma ogni tappa costa tempo ed energia.

• Le distanze. Tokyo-Kyoto richiede circa 2 ore e 15 minuti di Shinkansen, più i trasferimenti tra stazioni, hotel e sedi delle riunioni.
• I bagagli. Secondo JR Central, i bagagli la cui somma delle tre dimensioni supera i 160 cm richiedono un posto riservato con area per bagagli ingombranti sulle linee Tokaido, Sanyo e Kyushu. Per i gruppi, spediamo le valigie separatamente con un servizio di consegna bagagli il giorno prima della partenza.
• Il jet lag. Arrivando dall'Europa, il primo giorno deve restare leggero: accoglienza, cena di apertura, nessuna plenaria alle 8:00.
• Il parcheggio. In alcuni quartieri come Ginza, i pullman possono fermarsi solo in aree designate.

La nostra regola: due città per un programma di 4-5 giorni, tre al massimo per un viaggio di una settimana. Meglio la profondità di un tour a tappe forzate.

Quando un seminario prevede incontri con clienti, partner giapponesi o una filiale locale, il galateo conta quanto i contenuti.

• La puntualità è un segno di rispetto. Arrivare con dieci minuti di anticipo è la norma.
• I biglietti da visita (meishi) si scambiano con entrambe le mani, si leggono con attenzione e non si ripongono subito. Prevedete biglietti bilingui per i dirigenti.
• La gerarchia struttura le interazioni: ordine degli interventi, posti a tavola e nei veicoli.
• Il processo decisionale passa spesso da una consultazione preliminare; aspettarsi una decisione durante la riunione stessa può creare malintesi.
• La lingua. La padronanza dell'inglese varia tra i fornitori e nei ristoranti. Un interprete professionista è indispensabile per le riunioni d'affari, e una segnaletica bilingue semplifica la vita ai partecipanti.

Prepariamo sempre un briefing culturale di una pagina per i partecipanti: evita la maggior parte dei passi falsi e rassicura chi visita il Giappone per la prima volta.

Un ultimo punto spesso sottovalutato: i regali. Quando si incontra un partner giapponese, è apprezzato un dono confezionato con cura che rappresenti la vostra regione o la vostra azienda. La scelta, la presentazione e il momento in cui viene offerto contano, e su questi dettagli consigliamo i nostri clienti.

Il calendario giapponese ha i suoi vincoli, da integrare fin dalla scelta delle date:

• Picchi di domanda: fioritura dei ciliegi, Golden Week (fine aprile-inizio maggio), Obon a metà agosto e le festività di fine anno. Prezzi più alti, meno disponibilità, siti affollati.
• Meteo: stagione delle piogge da giugno a metà luglio in gran parte del paese (prima a Okinawa), caldo intenso a luglio-agosto, tifoni soprattutto ad agosto e settembre. Ogni attività all'aperto richiede un'alternativa al coperto.
• Rischi naturali: gli hotel giapponesi seguono protocolli antisismici rigorosi. Forniamo ai partecipanti le istruzioni essenziali e un contatto di emergenza attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Formalità d'ingresso: la maggior parte dei cittadini europei può visitare il Giappone senza visto per soggiorni brevi, ma i partecipanti di altre nazionalità vanno verificati singolarmente, con largo anticipo.

Un semplice piano di continuità, condiviso con il cliente, fa parte di ogni programma che organizziamo.

Alcune aziende cercano di organizzare il proprio evento dall'Europa, trattando direttamente con gli hotel. Per un piccolo gruppo in un hotel internazionale, può funzionare. Non appena il programma comprende più città, ristoranti ambiti, location esclusive o attività culturali, i limiti emergono in fretta: comunicazione in giapponese, fornitori che lavorano solo con partner conosciuti e un fuso orario che rallenta ogni decisione.

Un'agenzia MICE in Giappone, o DMC, offre:

• accesso diretto a ristoranti, location e fornitori, grazie a relazioni di lunga data;
• un team bilingue che negozia, rivede i contratti e verifica ogni dettaglio in giapponese;
• presenza sul posto durante l'evento per gestire gli imprevisti in tempo reale;
• conoscenza operativa dei convention bureau, come il Japan Convention Bureau della JNTO o i bureau di Tokyo e Fukuoka, che offrono servizi di supporto.

Dal 2005 SHINOGI DMC realizza programmi da 30 a 500 partecipanti a Tokyo, Kyoto, Osaka, Fukuoka e Okinawa, con un team trilingue francese, inglese e giapponese.

Il primo colloquio basta spesso per valutare un partner: la precisione delle sue domande dice molto sulla qualità della realizzazione che seguirà.