Groepsvervoer in Japan: bussen, Shinkansen, vluchten en bagage

Het juiste vervoermiddel hangt vooral af van de afstand en het aantal koffers. Na jaren groepen van 15 tot 300 personen te hebben vervoerd, hanteren we deze regel:

• Minder dan 150 km, of meerdere stops op één dag: privébus. Dagtochten naar Nikko, Hakone, Nara, Kamakura, een tempelroute in Kyoto.
• 150 tot 700 km tussen twee grote steden: Shinkansen, met de koffers apart verstuurd. Tokio–Kyoto in ongeveer 2 uur en 15 minuten, Tokio–Kanazawa in 2 uur en 30 minuten tot 3 uur, Osaka–Hiroshima in 1 uur en 30 minuten.
• Daarbuiten, of naar een eiland: vliegen. Tokio–Fukuoka, Tokio–Sapporo, alle routes naar Okinawa.

De bus over lange afstand heeft zijn liefhebbers, omdat de groep bij elkaar blijft en de bagage meereist. Maar Tokio–Kyoto via de snelweg is ongeveer 470 km, 6 tot 7 uur met verplichte pauzes, tegenover tweeënhalf uur met de trein. We bewaren de bus voor routes met stops die de weg rechtvaardigen: het gebied rond de Fuji, Takayama, het schiereiland Izu.

De trein heeft nog een minder bekend voordeel: stiptheid. De gemiddelde jaarlijkse vertraging van een Tokaido-Shinkansen ligt in de orde van één tot twee minuten per trein, slecht weer inbegrepen. Een programma kan dus op de minuut worden uitgeschreven, mits de groep ook op tijd op het perron staat.

Een laatste criterium: de aankomst. Een bus zet de groep af voor de deur van het hotel. Een trein laat haar achter in een station als Kyoto of Shin-Osaka, die enorm zijn, met nog 10 minuten lopen en daarna een bus of taxi's. Plan deze laatste kilometer bij elke transfer.

Japanse charterbussen (kashikiri bus) zijn er in drie formaten. Het opgegeven aantal plaatsen omvat vaak klapstoeltjes in het gangpad, die u voor een groep volwassenen nooit moet meetellen.

• Grote bus (12 m): ongeveer 45 normale zitplaatsen. Met één koffer per persoon in het bagageruim niet meer dan 40 reizigers; voor een luchthaventransfer met twee koffers per persoon is 30 tot 35 veiliger.
• Middelgrote bus (9 m): ongeveer 25 tot 27 plaatsen en een kleiner bagageruim. Het juiste formaat voor 15 tot 22 personen met bagage.
• Minibus: 15 tot 20 plaatsen, nauwelijks bagageruimte. Voor korte transfers of een groep zonder koffers.
• Busjes en auto's met chauffeur: voor een directieteam van 6 tot 9 personen, of de vip's van een groep.

De tarieven worden gereguleerd door het ministerie van Transport: een prijs op basis van zowel uren als kilometers, tussen een minimum en een maximum. De uren tellen vanaf vertrek uit de remise tot terugkomst, met één uur voorbereiding inbegrepen. Vandaar een veelvoorkomende verrassing: een uitje van 4 uur voor de groep kan als 6 tot 7 uur worden gefactureerd als de remise ver weg ligt. Vraag altijd waar de remise is.

In Tokio en Kyoto kunnen bussen niet zomaar overal wachten. Parkeerplaatsen bij bezienswaardigheden zijn schaars, vaak betaald, en moeten in Kyoto in het hoogseizoen worden gereserveerd. De chauffeur zet de groep af, gaat parkeren en komt op een afgesproken tijd terug: een groep die 15 minuten te laat is, kan soms een straat blokkeren. Houd er ook rekening mee dat chauffeurs zelden Engels spreken; de gids is de schakel.

In april 2024 heeft Japan de arbeidsregels voor beroepschauffeurs aangescherpt. Voor een organisator bepalen ze concreet de lengte van busdagen. De belangrijkste voor buschauffeurs:

• Diensttijd (van begin tot einde van de dienst, pauzes inbegrepen): in principe 13 uur per dag, maximaal 15, en in het algemeen niet meer dan drie keer per week langer dan 14 uur.
• Onafgebroken rijden: maximaal 4 uur, gevolgd door in totaal minstens 30 minuten pauze.
• Rijtijd: gemiddeld 9 uur per dag over twee dagen.
• Rust tussen diensten: in principe 11 uur, nooit minder dan 9.

Daarbovenop komen de afstandsregels van het ministerie van Transport: één chauffeur legt overdag niet meer dan 500 km af (600 km met vaste pauzes) of 's nachts 400 km. Daarboven is een tweede chauffeur verplicht, tegen meerprijs.

Wat dit in de praktijk betekent:

• Een dag die om 8.00 uur bij het hotel begint en eindigt met een diner om 21.00 uur en terugkeer om 22.30 uur, overschrijdt al 15 uur zodra u het vertrek uit de remise meetelt. Plan voor een late avond een tweede voertuig of taxi's.
• Een dagtocht Tokio–Nikko–Tokio is comfortabel; Tokio–Kyoto per bus met bezoeken onderweg zit op de grens.
• Als de groep buiten de woonplaats van de chauffeur overnacht, wordt de accommodatie van de chauffeur aan de offerte toegevoegd.

Deze regels zijn goed nieuws: ze verklaren deels waarom ongelukken met toeristische bussen in Japan zeldzaam zijn. Wees op uw hoede voor elke offerte die een dag van 16 uur met één chauffeur belooft.

De Shinkansen is de betrouwbaarste manier om Tokio, Nagoya, Kyoto, Osaka en Hiroshima met elkaar te verbinden. Voor groepen biedt JR een groepsticket vanaf 8 personen die samen reizen. De korting geldt voor het basistarief (niet voor de expresstoeslag): 10% in drukke periodes (maart tot mei, juli–augustus, oktober, de feestdagen aan het einde van het jaar) en 15% in de rest van het jaar (half januari tot eind februari, juni, september, november tot 20 december). Vanaf 31 reizigers reist één persoon gratis, daarna één extra per 50 extra reizigers. Aanvragen worden tussen 9 maanden en 14 dagen voor de datum gedaan.

Het echte voordeel van een groepsticket is dat u gereserveerde plaatsen bij elkaar krijgt, vaak in hetzelfde rijtuig. Een Shinkansen-rijtuig heeft tussen de 65 en 100 plaatsen, afhankelijk van de positie.

Op het perron is de tijd kort. In Kyoto of Nagoya stopt een Nozomi maar één tot twee minuten. De rijtuignummers staan op de vloer geschilderd, met wachtlijnen. De gids zet de groep tien minuten van tevoren bij de juiste deur en verdeelt de reizigers over twee deuren als het er meer dan dertig zijn.

Voor bagage gelden twee regels:

• Op de Tokaido-, Sanyo- en Kyushu-lijn vereist een koffer waarvan de drie afmetingen samen meer dan 160 cm zijn (tot 250 cm) een gereserveerde plaats met ruimte voor grote bagage. Zonder zo'n plaats wordt aan boord een toeslag geïnd en moet de koffer worden verplaatst.
• Een grote groep met koffers vult de bagageruimte van een heel rijtuig. De oplossing: stuur de koffers de dag ervoor met een bezorgdienst en reis met een kleine tas.

De Japan Rail Pass (¥ 50.000 voor 7 dagen in gewone klasse sinds oktober 2023) is niet meer rendabel voor een eenvoudige route Tokio–Kyoto–Osaka; alleen voor lange routes. Reken het per rit uit.

Voor Okinawa, Hokkaido of het zuiden van Kyushu is vliegen de enige verstandige optie. Haneda–Naha duurt ongeveer 2 uur en 30 minuten tot 3 uur, Haneda–Fukuoka 1 uur en 45 minuten tot 2 uur, Haneda–Sapporo (New Chitose) ongeveer 1 uur en 30 minuten. ANA en JAL bieden groepstarieven en vliegen frequent op deze routes; verschillende lagekostenmaatschappijen bedienen dezelfde steden, vaak vanaf Narita of Kansai.

Enkele aandachtspunten:

• Bagage: bij ANA en JAL is de toegestane ruimbagage op binnenlandse vluchten in economy 20 kg per passagier, vaak minder dan op de internationale vlucht. Een groep die met 23 kg per persoon uit Europa komt, betaalt overgewicht of moet een deel van de bagage vooruitsturen.
• Lagekostenmaatschappijen: betaalde ruimbagage, betaalde stoelen, vroegere of latere vertrektijden. Voor een groep met koffers komt de aangekondigde prijs al snel in de buurt van ANA of JAL.
• Aankomsttijd op de luchthaven: reken voor een groep op 1 uur en 15 minuten tot 1 uur en 30 minuten voor vertrek, ook al sluit de incheckbalie voor een individuele passagier 20 minuten voor vertrek.
• Tyfoons: van juli tot oktober worden vluchten naar Okinawa als eerste geannuleerd. Eén nacht marge voor de internationale terugvlucht is geen luxe.

Voor Tokio–Osaka of Tokio–Hiroshima levert vliegen een groep daarentegen zelden tijdwinst op zodra u de transfers van en naar de luchthaven meetelt: de Shinkansen vertrekt en komt aan in het stadscentrum.

Voor een groep met bagage blijft een privébus bij aankomst de eenvoudigste optie: de gids wacht in de aankomsthal met een bord, de groep loopt naar de busparkeerplaats, de koffers worden ingeladen en weg bent u. Exprestreinen zijn uitstekend voor een individuele reiziger, veel minder voor 40 personen met 60 koffers.

Narita ligt ongeveer 70 km van het centrum van Tokio. Reken met de bus op 60 tot 90 minuten naar hotels in Ginza of Shinjuku, 2 uur in het verkeer op vrijdagavond. De Narita Express bereikt station Tokio in ongeveer een uur en de Skyliner bereikt Nippori in iets meer dan een half uur, maar dan moet u nog naar het hotel.

Haneda ligt op 15 km van het centrum. Met de bus 30 tot 50 minuten. Voor een kleine groep zonder koffers bereiken de monorail of de Keikyu-lijn Hamamatsucho of Shinagawa in 15 tot 20 minuten.

Kansai (KIX) ligt op een kunstmatig eiland, 50 km van Osaka en 100 km van Kyoto. Met de bus: 50 tot 70 minuten naar het centrum van Osaka, 1 uur en 30 minuten tot 1 uur en 45 minuten naar Kyoto. De Haruka-trein bereikt Kyoto in ongeveer 75 tot 80 minuten, en de Rapi:t van Nankai bereikt Namba in 35 tot 40 minuten.

Onze gewoonten bij de aankomst van een groep:

• volg de vlucht in realtime en waarschuw het busbedrijf bij vertraging, want wachttijd wordt gefactureerd;
• reken bij een langeafstandsvlucht op 45 tot 60 minuten tussen de landing en het verlaten van de aankomsthal (immigratie, bagage, douane);
• als de groep met meerdere vluchten aankomt, gebruik dan shuttles of taxi's in plaats van de eerste subgroep drie uur te laten wachten;
• wees bij vertrek 3 uur voor een internationale vlucht bij de terminal.

Dit is de beste logistieke tip die we kunnen geven voor een groepsreis naar Japan: laat de koffers niet met de reizigers meereizen. De Japanse bezorgdienst takkyubin brengt een koffer van het ene hotel naar het andere, doorgaans voor ¥ 2.000 tot ¥ 4.000, afhankelijk van formaat en afstand. Tussen Tokio en Kyoto of Osaka komt een koffer die vóór het midden van de middag bij de receptie is afgegeven de volgende dag aan; tussen Tokio en Fukuoka of naar een berggebied duurt het vaak twee dagen.

De methode die werkt:

• breng beide hotels op de hoogte en laat de receptie de formulieren de avond ervoor invullen;
• geef iedereen een kleine tas voor één nacht (toiletspullen, kleding, medicijnen, opladers);
• geef elke koffer een label met de groepsnaam en nummer de formulieren, voor een snelle controle bij aankomst;
• verstuur de koffers twee dagen vooraf als er een nacht in een ryokan tussen twee hotels valt.

Op de luchthaven zijn er bezorgbalies in Narita, Haneda en Kansai: de groep kan de koffers bij aankomst afgeven en meteen op bezoek gaan. Sommige diensten bezorgen in het centrum van Tokio, Osaka of Kyoto dezelfde dag als de koffers 's ochtends worden afgegeven.

Voor een seminar of incentive van 50 tot 300 personen wordt de bagagecoördinatie een vak apart: labels, tellen, inladen in een eigen vrachtwagen, bezorging op de kamers. Het is precies het soort taak dat SHINOGI DMC op zich neemt, samen met bussen, treintickets en transfers, zodat de groep tussen de luchthaven en de kamer geen koffer meer ziet.