Trasporto di gruppi in Giappone: pullman, Shinkansen, voli e bagagli

Il mezzo giusto dipende soprattutto dalla distanza e dal numero di valigie. Dopo anni a spostare gruppi da 15 a 300 persone, ecco la regola che applichiamo:

• Sotto i 150 km, o più tappe in una giornata: pullman privato. Gite in giornata a Nikko, Hakone, Nara, Kamakura, un circuito di templi a Kyoto.
• Da 150 a 700 km tra due grandi città: Shinkansen, con le valigie spedite a parte. Tokyo–Kyoto in circa 2 ore e 15 minuti, Tokyo–Kanazawa da 2 ore e 30 minuti a 3 ore, Osaka–Hiroshima in 1 ora e 30 minuti.
• Oltre, o verso un'isola: aereo. Tokyo–Fukuoka, Tokyo–Sapporo, tutte le rotte per Okinawa.

Il pullman a lunga percorrenza ha i suoi estimatori, perché il gruppo resta unito e i bagagli seguono. Ma Tokyo–Kyoto in autostrada sono circa 470 km, da 6 a 7 ore con le pause obbligatorie, contro due ore e un quarto in treno. Lo riserviamo ai percorsi con tappe che giustificano la strada: la zona del Monte Fuji, Takayama, la penisola di Izu.

Il treno ha un altro vantaggio, meno noto: la puntualità. Il ritardo medio annuo di uno Shinkansen Tokaido è dell'ordine di uno o due minuti per treno, maltempo compreso. Un programma si può quindi scrivere al minuto, a condizione che anche il gruppo sia puntuale sulla banchina.

Un ultimo criterio: l'arrivo. Il pullman lascia il gruppo davanti alla porta dell'hotel. Il treno lo lascia in una stazione come Kyoto o Shin-Osaka, che sono immense, con altri 10 minuti a piedi e poi un pullman o dei taxi. Prevedete quest'ultimo chilometro in ogni trasferimento.

I pullman a noleggio giapponesi (kashikiri bus) esistono in tre dimensioni. Il numero di posti dichiarato include spesso gli strapuntini nel corridoio, che non vanno mai contati per un gruppo di adulti.

• Pullman grande (12 m): circa 45 posti standard. Con una valigia a testa nel bagagliaio, non superate i 40 viaggiatori; per un trasferimento aeroportuale con due bagagli a testa, 30–35 è più prudente.
• Pullman medio (9 m): circa 25–27 posti e un bagagliaio più piccolo. Il formato giusto per 15–22 persone con bagagli.
• Minibus: da 15 a 20 posti, quasi senza bagagliaio. Per trasferimenti brevi o un gruppo senza valigie.
• Van e auto con autista: per un comitato esecutivo di 6–9 persone, o per i VIP di un gruppo.

Le tariffe sono regolate dal ministero dei Trasporti: un prezzo basato sia sulle ore sia sui chilometri, compreso tra un minimo e un massimo. Le ore si contano dalla partenza dal deposito al rientro, con un'ora di preparazione inclusa. Da qui una sorpresa frequente: un'uscita di 4 ore per il gruppo può essere fatturata 6–7 ore se il deposito è lontano. Chiedete sempre dove si trova il deposito.

A Tokyo e Kyoto i pullman non possono sostare ovunque. I parcheggi vicino ai siti sono rari, spesso a pagamento, e a Kyoto in alta stagione vanno prenotati. L'autista lascia il gruppo, va a parcheggiare e torna all'ora concordata: un gruppo in ritardo di 15 minuti può talvolta bloccare una strada. Tenete conto anche che gli autisti parlano raramente inglese; la guida fa da tramite.

Ad aprile 2024 il Giappone ha inasprito le regole di lavoro per gli autisti professionisti. Per un organizzatore, queste regole stabiliscono concretamente la durata delle giornate in pullman. Le principali per gli autisti di pullman:

• Ampiezza del servizio (dall'inizio alla fine del turno, pause comprese): 13 ore al giorno in linea di principio, 15 al massimo, e in genere non più di 14 ore per più di tre volte alla settimana.
• Guida continuativa: 4 ore al massimo, seguite da almeno 30 minuti di pause in totale.
• Tempo di guida: 9 ore al giorno in media su due giorni.
• Riposo tra un turno e l'altro: 11 ore in linea di principio, mai meno di 9.

A queste si aggiungono le regole sulle distanze del ministero dei Trasporti: un solo autista non percorre più di 500 km di giorno (600 km con pause prestabilite) o 400 km di notte. Oltre, serve un secondo autista, con un costo aggiuntivo.

Cosa significa in pratica:

• Una giornata che inizia alle 8:00 in hotel e si chiude con una cena alle 21:00 e il rientro alle 22:30 supera già le 15 ore, contando la partenza dal deposito. Per una serata che finisce tardi, prevedete un secondo veicolo o dei taxi.
• Una gita in giornata Tokyo–Nikko–Tokyo è comoda; Tokyo–Kyoto in pullman con visite lungo il percorso è al limite.
• Quando il gruppo dorme fuori dalla città di base dell'autista, l'alloggio dell'autista si aggiunge al preventivo.

Queste regole sono una buona notizia: spiegano in parte perché gli incidenti dei pullman turistici sono rari in Giappone. Diffidate di qualsiasi preventivo che prometta una giornata di 16 ore con un solo autista.

Lo Shinkansen è il mezzo più affidabile per collegare Tokyo, Nagoya, Kyoto, Osaka e Hiroshima. Per i gruppi, JR offre un biglietto collettivo a partire da 8 persone che viaggiano insieme. Lo sconto si applica alla tariffa base (non al supplemento espresso): 10% nei periodi di punta (da marzo a maggio, luglio–agosto, ottobre, le festività di fine anno) e 15% nel resto dell'anno (da metà gennaio a fine febbraio, giugno, settembre, da novembre al 20 dicembre). Da 31 viaggiatori una persona viaggia gratis, poi una in più ogni 50 aggiuntivi. Le richieste si fanno tra 9 mesi e 14 giorni prima della data.

Il vero vantaggio del biglietto di gruppo è ottenere posti riservati vicini, spesso nella stessa carrozza. Una carrozza dello Shinkansen ha tra 65 e 100 posti a seconda della sua posizione.

Sulla banchina il tempo è poco. A Kyoto o Nagoya un Nozomi si ferma solo da uno a due minuti. I numeri delle carrozze sono dipinti a terra, con le linee per la fila. La guida posiziona il gruppo davanti alla porta giusta dieci minuti prima e divide i viaggiatori tra due porte se sono più di trenta.

Per i bagagli, due regole:

• Sulle linee Tokaido, Sanyo e Kyushu, una valigia le cui tre dimensioni sommate superano i 160 cm (fino a 250 cm) richiede un posto riservato con spazio per bagagli voluminosi. Senza, a bordo si paga un supplemento e il bagaglio va spostato.
• Un grande gruppo con valigie riempie lo spazio bagagli di un'intera carrozza. La soluzione: spedire le valigie il giorno prima con il servizio di consegna e viaggiare con una borsa piccola.

Il Japan Rail Pass (50.000 ¥ per 7 giorni in classe ordinaria da ottobre 2023) non conviene più per un semplice Tokyo–Kyoto–Osaka; conviene solo sui percorsi lunghi. Fate i conti tratta per tratta.

Per Okinawa, l'Hokkaido o il sud del Kyushu, l'aereo è l'unica opzione sensata. Haneda–Naha richiede da 2 ore e 30 minuti a 3 ore circa, Haneda–Fukuoka da 1 ora e 45 minuti a 2 ore, Haneda–Sapporo (New Chitose) circa 1 ora e 30 minuti. ANA e JAL offrono tariffe di gruppo e operano voli frequenti su queste rotte; diverse compagnie low cost servono le stesse città, spesso da Narita o dal Kansai.

Alcuni punti a cui prestare attenzione:

• Bagagli: in economy su ANA e JAL, la franchigia per il bagaglio da stiva sui voli interni è di 20 kg a passeggero, spesso meno che sul volo internazionale. Un gruppo che arriva dall'Europa con 23 kg a testa pagherà l'eccedenza o dovrà spedire parte dei bagagli in anticipo.
• Low cost: bagagli da stiva a pagamento, posti a pagamento, orari più mattutini o più tardi. Per un gruppo con valigie, la tariffa di richiamo si avvicina rapidamente a quella di ANA o JAL.
• Orario di arrivo in aeroporto: per un gruppo prevedete da 1 ora e 15 minuti a 1 ora e 30 minuti prima della partenza, anche se il check-in chiude 20 minuti prima per un passeggero singolo.
• Tifoni: da luglio a ottobre i voli per Okinawa sono i primi a essere cancellati. Una notte di margine prima del volo internazionale di rientro non è un lusso.

Per Tokyo–Osaka o Tokyo–Hiroshima, invece, l'aereo raramente fa risparmiare tempo a un gruppo, contando i trasferimenti da e per l'aeroporto: lo Shinkansen parte e arriva in centro città.

Per un gruppo con bagagli, il pullman privato resta la soluzione più semplice all'arrivo: la guida attende nella sala arrivi con un cartello, il gruppo raggiunge a piedi il parcheggio dei pullman, si caricano i bagagli e si parte. I treni espressi sono ottimi per chi viaggia da solo, molto meno per 40 persone e 60 valigie.

Narita dista circa 70 km dal centro di Tokyo. In pullman contate da 60 a 90 minuti per gli hotel di Ginza o Shinjuku, 2 ore nel traffico del venerdì sera. Il Narita Express raggiunge la stazione di Tokyo in circa un'ora e lo Skyliner arriva a Nippori in poco più di mezz'ora, ma poi bisogna ancora raggiungere l'hotel.

Haneda dista 15 km dal centro. In pullman, da 30 a 50 minuti. Per un piccolo gruppo senza valigie, la monorotaia o la linea Keikyu raggiungono Hamamatsucho o Shinagawa in 15–20 minuti.

Kansai (KIX) si trova su un'isola artificiale, a 50 km da Osaka e a 100 km da Kyoto. In pullman: da 50 a 70 minuti per il centro di Osaka, da 1 ora e 30 minuti a 1 ora e 45 minuti per Kyoto. Il treno Haruka raggiunge Kyoto in circa 75–80 minuti e il Rapi:t di Nankai arriva a Namba in 35–40 minuti.

Le nostre abitudini per l'arrivo di un gruppo:

• seguire il volo in tempo reale e avvisare la compagnia di pullman di ogni ritardo, perché l'attesa viene fatturata;
• prevedere da 45 a 60 minuti tra l'atterraggio e l'uscita dalla sala arrivi per un volo intercontinentale (immigrazione, bagagli, dogana);
• se il gruppo arriva su più voli, usare navette o taxi invece di far aspettare tre ore il primo sottogruppo;
• per la partenza, essere al terminal 3 ore prima di un volo internazionale.

È il miglior consiglio logistico che possiamo dare per un viaggio di gruppo in Giappone: non fate viaggiare le valigie con i viaggiatori. Il servizio di consegna giapponese, il takkyubin, trasporta una valigia da un hotel all'altro, di solito per 2.000–4.000 ¥ a seconda delle dimensioni e della distanza. Tra Tokyo e Kyoto o Osaka, una valigia consegnata alla reception entro metà pomeriggio arriva il giorno dopo; tra Tokyo e Fukuoka o verso una zona di montagna servono spesso due giorni.

Il metodo che funziona:

• avvisare entrambi gli hotel e far compilare i moduli alla reception la sera prima;
• dare a ognuno una piccola borsa per la notte (articoli da toilette, vestiti, medicinali, caricabatterie);
• etichettare ogni valigia con il nome del gruppo e numerare i moduli, per un controllo rapido all'arrivo;
• spedire le valigie due giorni prima se una notte in ryokan cade tra due hotel.

In aeroporto, a Narita, Haneda e Kansai sono attivi sportelli di consegna: il gruppo può affidare le valigie all'arrivo e partire subito per una visita. Alcuni servizi consegnano in giornata nel centro di Tokyo, Osaka o Kyoto se i bagagli vengono lasciati al mattino.

Per un seminario o un incentive da 50 a 300 persone, il coordinamento dei bagagli diventa un lavoro a sé: etichette, conteggi, carico su un camion dedicato, consegna nelle camere. È esattamente il tipo di compito di cui si occupa SHINOGI DMC, insieme a pullman, biglietti del treno e trasferimenti, in modo che il gruppo non veda mai una valigia tra l'aeroporto e la propria camera.