Por que trabalhar com uma DMC no Japão
O Japão funciona com regras precisas que os organizadores estrangeiros muitas vezes descobrem tarde demais. Muitos hotéis, restaurantes e fornecedores trabalham apenas em japonês, exigem listas de nomes com bastante antecedência e aplicam condições de cancelamento rígidas.
Uma DMC local traz três coisas difíceis de reproduzir a partir do exterior:
- Acesso: relações consolidadas com hotéis, espaços, restaurantes e transportadoras, inclusive os que não lidam diretamente com clientes estrangeiros
- Negociação: tarifas de grupo, condições de pagamento, opções e prazos de confirmação alinhados ao seu cronograma
- Responsabilidade operacional: uma equipe local que responde, decide e resolve problemas em tempo real
O que fazemos
Cobrimos toda a cadeia de serviços receptivos, ou apenas as partes de que você precisa.
- Hospedagem: hotéis executivos, hotéis de convenções, hotéis de luxo, ryokan, resorts em Okinawa
- Traslados de Haneda, Narita, Kansai (KIX), Fukuoka (FUK) e Naha (OKA)
- Reservas de grupo no Shinkansen e na JR, ônibus privativos, veículos com motorista
- Salas de reunião, centros de convenções, espaços privativos para eventos noturnos
- Restaurantes para grupos, jantares de gala, experiências gastronômicas
- Atividades de team building e experiências culturais
- Guias, intérpretes, recepcionistas, produção audiovisual
- Coordenação local 24 horas por dia, 7 dias por semana, e assistência aos participantes
As realidades operacionais japonesas que antecipamos
Um programa bem-sucedido no Japão depende dos detalhes.
- Pontualidade: trens, ônibus e restaurantes funcionam e servem na hora certa. Nossos cronogramas incluem margens realistas para reunir os grupos.
- Bagagens: várias linhas do Shinkansen exigem reserva para malas grandes. Muitas vezes enviamos as malas de hotel a hotel na véspera.
- Estações: a primavera (cerejeiras em flor) e o outono (folhagem de outono) são muito disputados; a Golden Week (fim de abril ao início de maio) e o Obon, em meados de agosto, saturam transportes e hotéis.
- Clima: a estação das chuvas (tsuyu) e a temporada de tufões, sobretudo de agosto a setembro, exigem planos alternativos, em especial em Okinawa.
- Etiqueta de negócios: troca de meishi, lugares à mesa segundo o protocolo, presentes e discursos de boas-vindas.
Nosso método, do briefing ao retorno dos participantes
- Briefing: objetivos, perfil dos participantes, datas, orçamento indicativo, cidades desejadas.
- Proposta em até 48 horas úteis com uma primeira estrutura: conceito, hotéis, faixas de orçamento.
- Ajustes e opções colocadas em hotéis e espaços.
- Visita técnica, se necessário, com ou sem a sua equipe.
- Produção: contratos, rooming lists, manifestos de transporte, roadbooks trilíngues.
- Operação: equipe local, coordenação 24h/7, relatório diário.
- Balanço após o evento e fatura final detalhada.
Para quem trabalhamos
Apoiamos agências de eventos que buscam um parceiro receptivo confiável no Japão, muitas vezes em white label, assim como empresas que organizam diretamente: alta direção, travel managers, departamentos de RH, comercial e marketing.
Nossos programas vão de comitês executivos de 30 pessoas a convenções de 500 participantes, incluindo reuniões corporativas, roadshows em várias cidades e viagens de reconhecimento.
