Warum mit einer DMC in Japan arbeiten
Japan funktioniert nach präzisen Regeln, die ausländische Planer oft zu spät entdecken. Viele Hotels, Restaurants und Dienstleister arbeiten nur auf Japanisch, verlangen Namenslisten weit im Voraus und wenden strenge Stornobedingungen an.
Eine lokale DMC bringt drei Dinge mit, die aus dem Ausland schwer zu ersetzen sind:
- Zugang: gewachsene Beziehungen zu Hotels, Locations, Restaurants und Transportunternehmen, auch zu denen, die nicht direkt mit ausländischen Kunden arbeiten
- Verhandlung: Gruppentarife, Zahlungsbedingungen, Optionen und Bestätigungsfristen, abgestimmt auf Ihren Zeitplan
- Operative Verantwortung: ein Team vor Ort, das in Echtzeit reagiert, entscheidet und Probleme löst
Was wir übernehmen
Wir decken die gesamte Leistungskette vor Ort ab oder nur die Bausteine, die Sie benötigen.
- Unterbringung: Businesshotels, Tagungshotels, Luxushotels, Ryokan, Resorts in Okinawa
- Transfers ab Haneda, Narita, Kansai (KIX), Fukuoka (FUK) und Naha (OKA)
- Gruppenbuchungen für Shinkansen und JR, private Reisebusse, Fahrzeuge mit Chauffeur
- Tagungsräume, Kongresszentren, private Locations für Abendveranstaltungen
- Restaurants für Gruppen, Galadinner, kulinarische Erlebnisse
- Teambuilding-Aktivitäten und kulturelle Erlebnisse
- Guides, Dolmetscher, Hostessen, audiovisuelle Produktion
- Koordination vor Ort rund um die Uhr und Betreuung der Teilnehmenden
Japanische Gegebenheiten, die wir einplanen
Ein erfolgreiches Programm in Japan entscheidet sich im Detail.
- Pünktlichkeit: Züge, Busse und Restaurants fahren und servieren pünktlich. Unsere Zeitpläne enthalten realistische Puffer für das Sammeln der Gruppen.
- Gepäck: Auf mehreren Shinkansen-Linien ist für übergroße Gepäckstücke eine Reservierung erforderlich. Häufig lassen wir die Koffer am Vortag von Hotel zu Hotel transportieren.
- Jahreszeiten: Frühling (Kirschblüte) und Herbst (Herbstlaub) sind stark nachgefragt; die Golden Week (Ende April bis Anfang Mai) und Obon Mitte August lasten Verkehrsmittel und Hotels voll aus.
- Wetter: Regenzeit (Tsuyu) und Taifunsaison, besonders August bis September, erfordern Ausweichpläne, vor allem in Okinawa.
- Geschäftsetikette: Austausch von Meishi, protokollarische Sitzordnung, Geschenke und Begrüßungsreden.
Unsere Methode, vom Briefing bis zur Rückkehr der Teilnehmenden
- Briefing: Ziele, Teilnehmerprofil, Termine, Richtbudget, Zielstädte.
- Angebot innerhalb von 48 Arbeitsstunden als erster Entwurf: Konzept, Hotels, Budgetspannen.
- Anpassungen und Optionen bei Hotels und Locations.
- Besichtigung vor Ort bei Bedarf, mit oder ohne Ihr Team.
- Produktion: Verträge, Rooming-Listen, Transportlisten, dreisprachige Roadbooks.
- Durchführung: Team vor Ort, Koordination rund um die Uhr, tägliches Reporting.
- Nachbesprechung nach der Veranstaltung und detaillierte Schlussrechnung.
Für wen wir arbeiten
Wir unterstützen Eventagenturen, die einen zuverlässigen Partner vor Ort in Japan suchen, häufig als White-Label-Partner, sowie Unternehmen, die direkt organisieren: Geschäftsleitung, Travel Manager, Personal-, Vertriebs- und Marketingabteilungen.
Unsere Programme reichen vom Führungsgremium mit 30 Personen bis zum Kongress mit 500 Teilnehmenden, darunter Firmenmeetings, Roadshows in mehreren Städten und Belohnungsreisen.
