Por qué trabajar con una DMC en Japón
Japón funciona con reglas precisas que los organizadores extranjeros descubren a menudo demasiado tarde. Muchos hoteles, restaurantes y proveedores solo trabajan en japonés, exigen listas de nombres con mucha antelación y aplican condiciones de cancelación estrictas.
Una DMC local aporta tres cosas difíciles de reproducir desde el extranjero:
- Acceso: relaciones consolidadas con hoteles, espacios, restaurantes y empresas de transporte, incluidos los que no tratan directamente con clientes extranjeros
- Negociación: tarifas de grupo, condiciones de pago, opciones y plazos de confirmación alineados con su calendario
- Responsabilidad operativa: un equipo in situ que responde, decide y resuelve incidencias en tiempo real
De qué nos ocupamos
Cubrimos toda la cadena receptiva, o solo las partes que necesite.
- Alojamiento: hoteles business, hoteles de congresos, hoteles de lujo, ryokan, resorts de Okinawa
- Traslados desde Haneda, Narita, Kansai (KIX), Fukuoka (FUK) y Naha (OKA)
- Reservas de grupo en Shinkansen y JR, autocares privados, vehículos con conductor
- Salas de reuniones, palacios de congresos, espacios privados para veladas
- Restaurantes para grupos, cenas de gala, experiencias gastronómicas
- Actividades de team building y experiencias culturales
- Guías, intérpretes, azafatas, producción audiovisual
- Coordinación in situ 24/7 y asistencia a los participantes
Las realidades operativas japonesas que anticipamos
El éxito de un programa en Japón depende de los detalles.
- Puntualidad: trenes, autocares y restaurantes funcionan y sirven a la hora. Nuestros horarios incluyen márgenes realistas para reunir a los grupos.
- Equipaje: varias líneas de Shinkansen exigen reserva para las maletas de gran tamaño. A menudo enviamos las maletas de hotel a hotel la víspera.
- Temporadas: la primavera (cerezos en flor) y el otoño (hojas rojas) están muy solicitados; la Golden Week (de finales de abril a principios de mayo) y el Obon, a mediados de agosto, saturan transportes y hoteles.
- Meteorología: la temporada de lluvias (tsuyu) y la de tifones, sobre todo de agosto a septiembre, exigen planes alternativos, en particular en Okinawa.
- Protocolo empresarial: intercambio de meishi, colocación protocolaria, regalos y discursos de bienvenida.
Nuestro método, del brief al regreso de los participantes
- Brief: objetivos, perfil de los participantes, fechas, presupuesto orientativo, ciudades previstas.
- Propuesta en 48 horas laborables para un primer planteamiento: concepto, hoteles, horquillas de presupuesto.
- Ajustes y opciones bloqueadas en hoteles y espacios.
- Visita de inspección si es necesaria, con o sin su equipo.
- Producción: contratos, rooming lists, manifiestos de transporte, roadbooks trilingües.
- Operación: equipo in situ, coordinación 24/7, informe diario.
- Balance tras el evento y factura final detallada.
Para quién trabajamos
Acompañamos a agencias de eventos que buscan un socio receptivo fiable en Japón, a menudo en marca blanca, así como a empresas que organizan directamente: alta dirección, travel managers y departamentos de RR. HH., ventas y marketing.
Nuestros programas van desde comités de dirección de 30 personas hasta convenciones de 500 participantes, pasando por reuniones de empresa, roadshows en varias ciudades y viajes de recompensa.
