O que pedimos no briefing
Um briefing preciso permite uma resposta útil já no primeiro contato. Se alguns detalhes ainda não estiverem definidos, basta indicar uma faixa.
- Tipo de evento: reunião, viagem de incentivo, convenção, viagem executiva, roadshow
- Número e perfil dos participantes (executivos, equipes comerciais, clientes, parceiros)
- Datas ou período desejado, e duração
- Cidades preferidas: Tóquio, Quioto, Osaka, Fukuoka, Okinawa
- Orçamento indicativo por pessoa ou total
- Categoria de hotel: executivo, de convenções, de luxo, ryokan, resort
- Necessidades de restaurantes, atividades, salas de reunião, intérpretes
- Idioma de trabalho e idioma dos participantes
Um formulário integrado à página, sem pop-up
Nesta página, o formulário de briefing aparece diretamente. Nas outras páginas do site, ele se abre na parte inferior da página quando você clica em “Abrir o briefing do evento”, para que você mantenha à vista o contexto da sua visita, como um hotel ou programa que estava consultando, que nos é enviado junto com o seu pedido.
Seus dados são usados apenas para responder ao seu pedido e preparar uma proposta. Eles nunca são vendidos nem usados para envios não solicitados.
O que acontece depois que você envia seu briefing
- Em até 48 horas úteis: um gerente de projeto responde, confirma o entendimento do projeto e faz as perguntas pertinentes.
- Reunião de alinhamento: uma ligação ou videoconferência de cerca de 30 minutos para esclarecer objetivos, restrições e prioridades.
- Primeira proposta: conceito do programa, seleção de hotéis e espaços, orçamento em faixas indicativas.
- Opções: com a sua aprovação, colocamos opções em hotéis e espaços, com suas datas de expiração.
- Ajustes até a versão final, seguidos do contrato e do início da produção.
Prazos recomendados
Quanto antes o briefing chegar, maior a escolha de hotéis, espaços e restaurantes.
- Reunião de diretoria ou comitê de 10 a 30 pessoas: 2 a 4 meses
- Reunião de 30 a 100 pessoas: 3 a 6 meses
- Viagem de incentivo de 50 a 200 pessoas: 6 a 9 meses
- Convenção de 200 a 500 participantes: 9 a 12 meses
Para a primavera (fim de março a maio) e o outono (outubro ao início de dezembro), acrescente alguns meses. Pedidos de última hora continuam possíveis: basta mencionar isso no seu briefing.