東京でのカスタマーアドバイザリーボード：形式、会場、おもてなし

東京でのカスタマーアドバイザリーボードは、上級顧客が米国とアジア太平洋地域に分かれている場合に理にかなっています。東京はその中間に位置します。米国の12を超える空港から直行便1本で到着でき、アジア太平洋地域の主要なビジネス都市の大半からは短距離または中距離のフライトで、そのゲストには時差がほとんど、またはまったくありません。

12〜40名の経営幹部のグループに対して、東京は4つの点で要件を満たします。

• アクセス：羽田空港（HND）は都心から20〜30分です。午後に到着した顧客が、その日のウェルカムディナーに出席できます
• 時差：ソウルは東京と同じ時刻、シンガポールと香港は1時間遅れ、シドニーは1〜2時間進んでいます
• 水準：ボードルームを備えた5つ星ホテル、プロの会議通訳者、分単位で進むサービス
• 魅力：東京は、多忙な経営幹部がオフィスを3日間離れることを承諾する理由になります

負担がかかるのは米国側です。米国からのゲストと主催側のチームは11〜14時間のフライトになるため、最初のセッションの2日前に到着するようにしてください。

アジア太平洋地域の顧客は2〜3泊で参加できます。米国の顧客には5泊が必要です。その両方が収まるように日程を組み立ててください。

• 2日前：米国からのゲストと主催側のチームが到着。空港から専用車で送迎し、夜は静かに過ごします
• 前日：早く到着した方のための午前のオプション見学、午後は主催側チームのリハーサル。アジア太平洋地域のゲストが到着。個室でウェルカムディナー
• 会議1日目：午前9時から午後4時30分まで。まず会社の方向性とロードマップ、続いて顧客が主導するディスカッション。夜はホテルの外でホストディナー
• 会議2日目：午前9時から午後0時30分まで。ワーキンググループ、発表、コミットメントの確認。昼食の後、アジア太平洋地域のゲストが出発
• 翌日：残る方のためのオプションの文化体験、または主催側の経営幹部との個別ミーティング
• 最終日：米国からのゲストが帰国。同じ日付のうちに到着します

この形式には3つの原則があります。内容は、米国のタイムゾーンから来た方が最も冴えている午前に置くこと。時間の大半は顧客に話してもらうこと。そして、1つのテーブルで交わす会話は1つにすること。顧客が20名程度を超える場合は、ディスカッションの時間は2つのグループに分けてください。

カスタマーアドバイザリーボードの評価は、会議室で決まります。最初のご依頼の際に、次の要件をお知らせください。

• レイアウト：すべての顧客が互いの顔を見られるよう、ロの字型またはコの字型にします。12〜40名の場合、人数から想像するよりも広い部屋が必要です。時差ぼけの残る朝には、自然光が助けになります
• 1つの建物：客室、会議室、朝食、初日のディナーを同じホテルにまとめ、午前9時より前の移動をなくします
• 音響とスクリーン：2席に1本の卓上マイク、スクリーン2面。録音や録画は顧客の同意がある場合に限ります
• 2列目の席：記録係やプロダクト責任者はテーブルの後ろの席に座り、テーブルは顧客のために空けておきます
• 分科会の部屋：ワーキンググループ用に、同じフロアに小さめの部屋を2つ

セッションは通常、英語で進行します。日本語のほうが話しやすい顧客がいる場合は、最初から通訳を計画に入れてください。

• 同時通訳：通訳者はブースに入り、テーブルにはレシーバーを置きます。会話のテンポが保たれます
• 逐次通訳：機材は不要ですが、やり取りのたびにおよそ2倍の時間がかかります。ディナーでの乾杯の挨拶には向きますが、丸1日の会議には向きません

同時通訳者は2名1組で担当し、スライドと製品用語の用語集を事前に必要とします。

ディナーは、セッションと同じくらい重要な役割を果たします。東京で成功させるためのポイントは3つあります。

• 個室：レストランの一角ではなく、個室を予約してください。12〜40名に適した良い個室は数が限られ、忘年会シーズンの12月は早くから埋まります
• 席次：席次表を用意してください。日本の慣習では、主賓は入口から最も遠い席に、ホストは入口に最も近い席に座ります
• 食事：食事制限は2〜3週間前にお知らせください。日本の厨房は事前にメニューを組み立てるため、直前の依頼にはうまく対応できません

夜は短い乾杯の挨拶で始まり、それまでは誰も飲み物に口をつけません。チップの習慣はないため、テーブルに何かを置いていく必要はありません。

贈り物と名刺については、いくつかの一般的な決まりがあります。

• 名刺：必要と思う枚数より多めに用意し、最初の顔合わせで交換します
• 見せ方：高価な品よりも、控えめで丁寧に包装された贈り物のほうが喜ばれます。会議またはディナーの終わりに、両手で差し出してください
• 数：4個組は避けてください。日本では縁起が悪いとされる数字です

多くの企業や公的機関は、職員が受け取れるものに制限を設けています。贈り物や会場を決める前に、自社の贈答・接待に関する規程と各顧客の規程を、法務部門またはコンプライアンス部門と確認してください。

現地プログラムは、国際線の航空券とは別に、1名あたりの料金でお見積もりします。当サイトに掲載している3つのプログラムが、航空券を除いた料金の幅の目安になります。

• 1名あたり€2,500から：東京でのテックセミナー（20〜80名）
• 1名あたり€2,400から：東京での3日間のセミナー（40〜120名）
• 1名あたり€7,900から：東京・京都・大阪のラグジュアリープログラム（10〜40名）。最上級のおもてなしをする場合の参考になります

12〜40名のカスタマーアドバイザリーボードは、これらの金額の間に位置します。いくつかの費用は1名あたりではなく1件ごとに決まるため、少人数のグループほど負担が大きくなります。

• 通訳：通訳者2名1組、ブース、レシーバー
• 個室でのディナー：個室料、または最低利用金額
• 車両：到着時刻の異なる空港送迎用の専用車。ゲスト1名または2名につき1台

顧客の現地費用は、通常、主催側が負担します。航空券を誰が負担するかは、自社と顧客それぞれの規程によります。現地の価格は円建てで、10%の消費税がかかり、チップは不要です。当サイトの金額はユーロ表示です。SHINOGI DMCは、48営業時間以内に最初のご提案をお送りします。

繁忙期を外した30名未満の場合、ホテルと会場の確保は3〜6か月前で間に合います。ただし、実際の制約になるのは経営幹部の予定です。そのため、ほとんどの主催者はもっと早くから動き始めます。

• 6〜9か月前：日程、ホテル、会議室の仮押さえ。顧客への日程の事前案内
• 4か月前：正式な招待状、ディナー会場、通訳者の手配
• 2か月前：顧客への日程表の送付、フライト情報の収集、贈り物の選定
• 2〜3週間前：食事制限、席次表、通訳者へのスライドと用語集の送付

注意すべき日程は次のとおりです。

• 連休：ゴールデンウィーク（4月29日〜5月5日）、8月中旬のお盆、年末年始。日本の顧客が不在になる時期です
• 年度末：日本企業の多くは3月31日に年度末を迎えます。経営幹部が出張しにくい月です
• 最もお得な時期：1月と2月、5月下旬〜6月、12月上旬

米国のパスポートをお持ちの方は、最長90日の短期滞在であればビザは不要です。アジア太平洋地域のゲストについては、要件が国籍によって異なります。回答期限よりも十分前に、日本のビザ免除国・地域の一覧を案内してください。すべてのゲストは、Visit Japan Webで入国審査と税関の申告をオンラインで事前に入力できます。ここに記載したフライト情報は2026年11月に確認したもので、シーズンごとに変わります。